§ 1 EINLEITUNG

1. Gemäß Art. 25 Abs. 1 und Abs. 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes vom 14. Juni 2024 (Gesetzblatt von 2024, Pos. 928, im Folgenden „Gesetz“ genannt) wird in VM.PL Sp. z o.o. mit Sitz in Wrocław, ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, eingetragen im Unternehmerregister des Amtsgerichts Wrocław-Fabryczna, 6. Handelsabteilung des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer 0000201477 (im Folgenden „VM.PL“ genannt) „Internes Meldeverfahren in VM.PL“ festgelegt, das die Grundsätze der internen Meldung von Gesetzesverstößen, der Ergreifung von Folgemaßnahmen und des Schutzes von Personen, die Gesetzesverstöße melden (Whistleblower), definiert.

2. Die Entgegennahme von Meldungen über Gesetzesverstöße ist ein Element der ordnungsgemäßen und sicheren Verwaltung bei VM.PL. Es dient dazu, die Wirksamkeit der Erkennung von Unregelmäßigkeiten und der Ergreifung von Maßnahmen zu deren Beseitigung und Risikominderung auf allen Organisationsebenen zu erhöhen. Das Ziel des Arbeitgebers besteht darin, die Wirksamkeit der Erkennung von Unregelmäßigkeiten und der Ergreifung wirksamer Maßnahmen zu deren Beseitigung sowie die wirksame Bewältigung von Risiken zu erhöhen und das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu stärken. Daher empfiehlt der Arbeitgeber die Anwendung des Verfahrens, wenn es möglich ist, einen Rechtsverstoß innerhalb der Struktur des Arbeitgebers zu beheben.

3. Das interne Meldeverfahren wurde nach Rücksprache mit einem Vertreter der bei VM.PL tätigen Personen festgelegt, der gemäß dem bei VM.PL geltenden Verfahren ausgewählt wurde.

4. Jede bei VM.PL tätige Person ist verpflichtet, den Inhalt des internen Meldeverfahrens zu lesen und sich daran zu halten.

§ 2 BEGRIFFE

Wann immer im internen Meldeverfahren Folgendes erwähnt wird:

1. Verfahren – damit ist das interne Meldeverfahren für die Entgegennahme von Meldungen über Gesetzesverstöße und die Einleitung von Folgemaßnahmen gemeint.

2. Unternehmen/Arbeitgeber/VM.PL – das bedeutet VM.PL Sp. z o.o. mit Sitz in Wrocław, ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, eingetragen im Unternehmerregister des Amtsgerichts Wrocław-Fabryczna, 6. Handelsabteilung des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer 0000201477.

3. Hinweisgeber-Team/Team – Dies bedeutet ein Team von Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen und die Ergreifung von Folgemaßnahmen verantwortlich sind, einschließlich der Durchführung von Aufklärungsverfahren bezüglich der Meldung. Das Team besteht aus seinem Vorsitzenden und mindestens einem stellvertretenden Vorsitzenden.

4. Hinweisgeber – hierunter versteht man eine natürliche Person, die einen Rechtsverstoß im beruflichen Zusammenhang meldet (interne, externe oder öffentliche Bekanntgabe), unabhängig von der ausgeübten Position, Beschäftigungs- oder Kooperationsform, Unternehmer, Bevollmächtigter, Aktionär oder Gesellschafter, Mitglied eines Organs einer juristischen Person oder einer Organisationseinheit ohne Rechtspersönlichkeit, eine Person, die unter der Aufsicht und Leitung eines Auftragnehmers, Subunternehmers oder Lieferanten, auch im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags, Arbeiten ausführt, ein Freiwilliger, ein Praktikant. Bei der in Art. 4 Abs. 2 des Gesetzes genannten Person handelt es sich ebenfalls um einen Whistleblower.

5. Meldung – das bedeutet, dem Arbeitgeber mündlich oder schriftlich Informationen über einen Gesetzesverstoß zu übermitteln.

6. Person, auf die sich die Anzeige bezieht, ist eine natürliche Person, eine juristische Person oder eine Organisationseinheit ohne Rechtspersönlichkeit, die gesetzlich geschäftsfähig ist und in der Anzeige oder öffentlichen Offenlegung als Person bezeichnet wird, die einen Verstoß gegen das Gesetz begangen hat oder als Person, mit der die Person, die die Rechtsverletzung begangen hat, verbunden ist.

7. Folgemaßnahmen – hierbei handelt es sich um Maßnahmen zur Beurteilung der Richtigkeit der in der Meldung enthaltenen Informationen und zur Verhinderung von Rechtsverstößen, die Gegenstand der Meldung sind, einschließlich Aufklärungsverfahren.

8. Meldekanal – damit sind technische und organisatorische Lösungen gemeint, die die Berichterstattung ermöglichen.

9. Vergeltung – darunter versteht man jede direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung in einem arbeitsbezogenen Kontext, die durch Meldung oder öffentliche Offenlegung verursacht wird und die Rechte des Whistleblowers verletzt oder verletzen könnte oder dem Whistleblower ungerechtfertigten Schaden zufügt oder zufügen kann, einschließlich ungerechtfertigte Einleitung eines Verfahrens gegen den Whistleblower.

§ 3 ÜBERMITTLUNG VON MELDUNGEN

1. Die für die Entgegennahme von Meldungen und die allgemeine Aufsicht über den Eingang von Meldungen und die Ergreifung von Folgemaßnahmen verantwortlichen Personen sind von VM.PL benannte Personen, die das Whistleblower-Team bilden. Die Teammitglieder werden auf unbestimmte Zeit ernannt. Über die Zusammensetzung des Teams wird in üblicher Weise informiert.

2. Jedes Mitglied des Teams kann bei der Entgegennahme von Meldungen eigenständig handeln. Die Bearbeitung von Meldungen, insbesondere die Ergreifung von Folgemaßnahmen, erfordert die Zusammenarbeit aller Teammitglieder. Entscheidungen werden mit Stimmenmehrheit getroffen und über die Teamsitzungen und Entscheidungen werden Protokolle erstellt. Im Zweifelsfall kann das Team die Rechtsabteilung und die VM.PL-Supportabteilung konsultieren. Folgemaßnahmen bedürfen der Genehmigung durch die Geschäftsführung.

3. Jedes Mitglied des Teams handelt unparteiisch und unabhängig auf der Grundlage der Berechtigung zur Verarbeitung personenbezogener Daten der für die Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen zuständigen Person.

4. Ein Teammitglied, das nach dem Inhalt der Meldung möglicherweise in irgendeiner Weise an der Handlung oder Unterlassung beteiligt ist, die Gegenstand der Meldung ist, darf diese Meldung nicht analysieren oder auf andere Weise damit umgehen. VM.PL bietet eine alternative Methode zur Übermittlung von Meldungen für jedes Teammitglied, um die sie betreffenden Meldungen zu berücksichtigen.

5. Der Hinweisgeber kann über die folgenden Kanäle Meldung übermitteln:

Postsendung: gesendet an die Adresse von VM.PL Sp. z o.o. mit Sitz in Wrocław, ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław mit dem Vermerk „Meldung, zu Händen von _____________________ [Name und Nachname]“. Dies ist der geeignete Kanal für die Übermittlung von Meldungen über die Teammitglieder. Informationen darüber, wer derzeit Mitglied des Teams ist, erhalten Sie, indem Sie eine Anfrage an sygnal@vm.pl senden.
E-Mail: sygnal@vm.pl;
Forms-Formular: bereitgestellt von VM.PL auf internem Sharepoint
spezielles Korrespondenzfach im VM.PL-Büro: Das Postfach befindet sich an einem öffentlich zugänglichen Ort ohne Überwachung. Der genaue Standort des Postfachs wird in der vom Arbeitgeber festgelegten Weise angezeigt (Sharepoint). Die Meldungen können auf die gleiche Weise wie im Abs. 5 Buchst. a übermittelt werden.
mündlich: während eines direkten Treffens, das innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Antrags auf diese Form der Übermittlung der Meldung organisiert wird. Die Meldungen können über sygnal@vm.pl eingereicht werden.

6. Mit Zustimmung des Whistleblowers wird die mündliche Meldung dokumentiert in Form von:

Aufzeichnung des Gesprächs (zu Beginn der Aufzeichnung sollte der Hinweisgeber mündlich zustimmen, was ebenfalls aufgezeichnet werden sollte), oder
Protokoll des Gesprächs, das den genauen Verlauf des Gesprächs wiedergibt.

7. Stimmt der Hinweisgeber der Dokumentation der mündlichen Meldung zu, kann er den Gesprächsbericht prüfen, korrigieren und durch seine Unterschrift genehmigen. Sobald das Protokoll vom Whistleblower unterzeichnet wurde, ist es nicht mehr möglich, weitere Änderungen am Protokoll vorzunehmen.

8. Die Meldung sollte eine klare und vollständige Erläuterung des Meldegegenstandes enthalten, einschließlich mindestens:

Datum und Ort des Verstoßes bzw. Datum und Ort der Informationsbeschaffung über den Verstoß;
Beschreibung der konkreten Situation oder Umstände, die die Möglichkeit eines Rechtsverstoßes begründen;
Angabe der Person, auf die sich die Meldung bezieht;
Identifizierung eines möglichen Geschädigten;
Identifizierung möglicher Zeugen eines Gesetzesverstoßes;
Angabe aller dem Hinweisgeber zur Verfügung stehenden Beweise und Informationen, die sich bei der Prüfung der Meldung als hilfreich erweisen könnten;
Angabe der bevorzugten Rückkontaktmethode.

9. Die Meldungen dürfen nur nach Treu und Glauben erfolgen. Das Einreichen falscher Meldungen kann strafbar sein. Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz vom 14. Juni 2024 (Gesetzblatt von 2024, Pos. 928) wird eine Person, die falsche Informationen meldet, mit einer Geldstrafe, einer Freiheitsbeschränkung oder einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren bestraft.

10. Stellt sich aufgrund der Analyse der Meldung oder im Rahmen des Aufklärungsverfahrens heraus, dass in der Meldung wissentlich falsche Angaben gemacht wurden oder die Wahrheit verschwiegen wurde, kann der Hinweisgeber, bei dem es sich um einen Mitarbeiter handelt, zur Verantwortung für Disziplinarmaßnahmen gemäß den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs gezogen werden. Dieses Verhalten kann auch als schwerwiegende Verletzung grundlegender Arbeitnehmerpflichten eingestuft werden und zur fristlosen Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Im Zusammenhang mit der Erbringung von Arbeiten, Dienstleistungen oder Waren durch einen Whistleblower im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags kann eine falsche Übermittlung von Meldungen zur Kündigung des Vertrags und zur Beendigung der Zusammenarbeit führen, auch ohne vorherige Ankündigung. Wer eine Meldung gemacht hat, bei der wissentlich Unwahrheiten gesagt oder die Wahrheit verschwiegen wurde, genießt nicht den Schutz des Hinweisgebers.

11. Der Hinweisgeber kann keine anonyme Meldung machen. Anonyme Meldungen können nicht berücksichtigt werden und ggf. gelöscht oder vernichtet werden.

§ 4 MELDEPFLICHTIGE RECHTSVERSTÖSSE

1. Ein Gesetzesverstoß ist eine Handlung oder Unterlassung, die rechtswidrig ist oder auf eine Umgehung des Gesetzes abzielt.

2. Die vom Whistleblower gemeldeten Informationen können Rechtsverstöße in den folgenden Bereichen betreffen:

Korruption;
öffentliches Beschaffungswesen;
Finanzdienstleistungen, Produkte und Märkte;
Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
Produktsicherheit und Einhaltung der Anforderungen;
Transportsicherheit;
Umweltschutz;
Strahlenschutz und nukleare Sicherheit;
Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit;
Tiergesundheit und Tierschutz;
öffentliche Gesundheit;
Verbraucherschutz;
Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten;
Sicherheit von Netzwerken und IT-Systemen;
finanzielle Interessen der Staatskasse der Republik Polen, lokaler Selbstverwaltungseinheiten und der Europäischen Union;
der Binnenmarkt der Europäischen Union, einschließlich der öffentlich-rechtlichen Vorschriften zu Wettbewerb, staatlichen Beihilfen und Unternehmensbesteuerung;
verfassungsmäßige Freiheiten sowie Menschen- und Bürgerrechte, die sich aus den Beziehungen einer Person zu Behörden ergeben und nicht mit den oben genannten Bereichen in Zusammenhang stehen.

3. Die Meldung kann sich auf den begründeten Verdacht beziehen, dass beim Arbeitgeber ein tatsächlicher oder möglicher Rechtsverstoß vorliegt oder zu erwarten ist.

4. Ein Whistleblower kann auch einen Verstoß gegen die bei VM.PL geltenden Verfahren oder internen Vorschriften melden, einschließlich: „Informationssicherheitsrichtlinie bei VM.PL Sp. z o. o.“, „Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten bei VM“, „Arbeitsordnung für Mitarbeiter von VM.PL Spółka z o.o.“

§ 5 ANALYSE DER MELDUNG, ERLÄUTERUNGSVERFAHREN

1. Alle Mitglieder des Whistleblower-Teams haben Zugang zu Meldekanälen. Alle Maßnahmen werden zuerst vom Teamvorsitzenden ergriffen. Im Falle seiner Abwesenheit oder wenn die Meldung den Vorsitzenden des Teams betrifft, wird der Stellvertreter tätig. Das Team wählt intern den Vorsitzenden und Stellvertreter des Teams.

2. Nach Erhalt einer Meldung unternimmt das Team Schritte zur Beurteilung der Richtigkeit der in der Meldung enthaltenen Informationen, einschließlich der Überprüfung der Meldung und der weiteren Kommunikation mit dem Whistleblower, einschließlich, sofern gerechtfertigt, der Anforderung zusätzlicher Informationen zur Meldung und der Bereitstellung von Feedback zur Meldung.

3. Der Hinweisgeber erhält innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung eine Bestätigung über den Eingang der Meldung, sofern er nicht die Kontaktadresse angegeben hat, an die diese Bestätigung gesendet werden soll. Im Falle einer mündlichen Meldung erhält der Hinweisgeber während des Treffens, in dem die Meldung erfolgt, eine Bestätigung über die Annahme der Meldung.

4. Das Team kann beschließen, von der Durchführung des Aufklärungsverfahrens abzusehen, wenn sich aus dem Inhalt der Meldung ergibt, dass er zweifelsohne falsch ist oder es unmöglich ist, die für die Durchführung des Aufklärungsverfahrens erforderlichen Informationen zu erhalten.

5. Eine Meldung, die die Durchführung eines Aufklärungsverfahrens ermöglicht, unterliegt der sofortigen Bearbeitung.

6. Wenn es dies für gerechtfertigt hält, kann das Team Vertreter der Organisationseinheiten des Arbeitgebers oder unabhängige Berater mit der Beteiligung am Aufklärungsverfahren beauftragen.

7. Das Team nimmt die Meldung zur Kenntnis, ergreift in Absprache mit der Geschäftsführung Folgemaßnahmen und gibt unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Meldungseingangs oder im Falle einer unterbliebenen Bestätigung des Eingangs der Meldung, innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf von 7 Tagen ab dem Datum der Übermittlung der Meldung.

8. Nach Durchführung des Erläuterungsverfahrens beurteilt das Team die Gültigkeit der Meldung. Wenn die Meldung berechtigt ist, gibt das Team Empfehlungen zu geeigneten Korrektur- oder Disziplinarmaßnahmen in Bezug auf die Person, die gegen das Gesetz verstoßen hat, sowie Empfehlungen zur künftigen Beseitigung und Verhinderung derselben oder ähnlicher Verstöße wie die in der Meldung beschriebenen. Empfehlungen werden in Form eines Berichts an die Geschäftsführung von VM.PL übermittelt und der Hinweisgeber erhält Informationen über die ergriffenen Folgemaßnahmen.

9. Im Falle einer negativen Überprüfung der Meldung stellt das Team dem Hinweisgeber und der betroffenen Person unverzüglich Informationen über die Meldung und die Ergebnisse der Überprüfung zur Verfügung.

§ 6 VERBOT VON VERGELTUNGSMASSNAHMEN

1. Es ist verboten, Vergeltungsmaßnahmen gegen den Whistleblower, der die Meldung gemacht hat, zu ergreifen, zu versuchen oder damit zu drohen, sowie die Offenlegung öffentlich zu machen – gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz vom 14. Juni 2024 (Gesetzblatt von 2024, Pos. 928).

2. Es ist verboten, Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person zu ergreifen, die dem Whistleblower bei der Meldung geholfen hat, und gegen eine Person, die mit dem Whistleblower in Verbindung steht.

3. Das Ergreifen repressiver, diskriminierender oder sonstiger unfairer Behandlung gegenüber dem Whistleblower wird als Verstoß gegen das Verfahren gewertet und kann zu einer strafrechtlichen Verantwortlichkeit oder zur Kündigung des Vertrags zwischen der Person, die Vergeltungsmaßnahmen ergreift, und dem Arbeitgeber führen.

4. Gegenüber dem Whistleblower ist insbesondere Folgendes unzumutbar:

Weigerung, ein Arbeitsverhältnis zu begründen;
Kündigung oder fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses;
Nichtabschluss eines befristeten Arbeitsvertrags oder eines unbefristeten Arbeitsvertrags nach Beendigung des Arbeitsvertrags für eine Probezeit;
Unterlassener Abschluss eines anderen Arbeitsvertrags für einen bestimmten Zeitraum oder Unterlassener Abschluss eines Arbeitsvertrags für unbestimmte Zeit nach Beendigung des Arbeitsvertrags für einen bestimmten Zeitraum – wenn der Arbeitnehmer begründete Erwartung hatte, dass dieser Vertrag mit ihm abgeschlossen werden würde;
Kürzung des Arbeitsentgelts;
Aussetzung der Beförderung oder Unterlassung der Beförderung;
Unterlassung bei der Gewährung anderer arbeitsbezogener Leistungen als der Vergütung oder Minderung des Wertes dieser Leistungen;
Versetzung des Arbeitnehmers in eine niedrigere Arbeitsposition;
Suspendierung von der Ausübung von Arbeitnehmer- oder Amtspflichten;
Übertragung bestehender Mitarbeiterpflichten auf einen anderen Mitarbeiter;
ungünstige Änderung des Arbeitsortes oder des Arbeitszeitplans;
negative Bewertung der Arbeitsergebnisse oder negative Meinung über die Arbeit;
die Verhängung oder Anwendung einer Disziplinarmaßnahme, einschließlich einer Geldstrafe, oder einer ähnlichen Maßnahme;
Nötigung, Einschüchterung oder Ausgrenzung;
Mobbing;
Diskriminierung;
ungünstige oder unfaire Behandlung;
Ausschluss von der Teilnahme oder Nichtauswahl für die Teilnahme an Schulungen zur Verbesserung der beruflichen Qualifikationen;
ungerechtfertigte Überweisung zu einer ärztlichen Untersuchung, einschließlich einer psychiatrischen Untersuchung, es sei denn, gesonderte Bestimmungen sehen die Möglichkeit vor, einen Arbeitnehmer zu einer solchen Untersuchung zu überweisen;
Maßnahmen, die darauf abzielen, es auf der Grundlage einer informellen oder formellen Branchen- oder Branchenvereinbarung zu erschweren, künftig eine Beschäftigung in einem bestimmten Sektor oder einer bestimmten Branche zu finden;
Verursachung finanzieller Verluste, einschließlich wirtschaftlicher Verluste oder Einkommensverluste;
Verursachung sonstiger immaterieller Schäden, einschließlich der Verletzung von Persönlichkeitsrechten, insbesondere der Verletzung des guten Namens des Hinweisgebers.

5. Als Vergeltungsmaßnahme wegen Übermittlung der Meldung oder Offenlegung gilt auch die Androhung oder der Versuch, die in Abs. 3 oben genannte Maßnahme anzuwenden. Die Beweislast dafür, dass es sich bei den ergriffenen Maßnahmen nicht um Vergeltungsmaßnahmen handelt, liegt beim Arbeitgeber.

6. Ein Whistleblower, der in böser Absicht eine Meldung macht (d. h. eine Meldung in dem Wissen, dass kein Gesetzesverstoß vorliegt), unterliegt nicht dem Schutz, der im Verfahren und im Hinweisgebergesetz vom 14. Juni 2024 (Gesetzblatt von 2024 Pos. 928) vorgesehen ist.

7. Wer durch eine sogenannte bösgläubige Meldung einen Schaden erlitten hat, hat das Recht, von dem Hinweisgeber, der eine solche Meldung gemacht hat, eine Entschädigung oder eine Entschädigung für die Genugtuung von Persönlichkeitsrechten zu verlangen.

§ 7 PERSONENBEZOGENE DATEN

1. Die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers, die die Feststellung seiner Identität ermöglichen, dürfen nicht an Unbefugte weitergegeben werden, es sei denn, der Hinweisgeber stimmt der Weitergabe zu.

2. Die Wahrung der Vertraulichkeit soll das Sicherheitsgefühl des Hinweisgebers gewährleisten und das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen oder repressiven Maßnahmen minimieren. Der Whistleblower, der die Meldung gemacht hat und dessen personenbezogene Daten unbefugt offengelegt wurden, sollte das Team unverzüglich über die Situation informieren. Das Team ist verpflichtet, Maßnahmen zum Schutz des Whistleblowers zu ergreifen.

3. Die Identität des Hinweisgebers sowie alle Informationen, die seine Identifizierung ermöglichen, werden nicht an die von der Meldung betroffenen Unternehmen, Dritte oder andere Mitarbeiter und Partner des Unternehmens weitergegeben. Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers sowie anderer Informationen, die seine Identifizierung ermöglichen, ist nur dann gestattet, wenn die Weitergabe eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung darstellt, die sich aus allgemein geltenden Rechtsvorschriften im Rahmen eines Aufklärungs- oder Vorbereitungsverfahrens oder eines Gerichtsverfahrens durch Behörden oder Gerichte ergibt, oder wenn der Hinweisgeber die in Abs. 1 genannte Einwilligung erteilt. Die Identität der von der Meldung betroffenen Stellen unterliegt im gleichen Umfang der Geheimhaltungspflicht wie die Identität des Hinweisgebers.

4. Personenbezogene Daten, die für die Prüfung der Meldung nicht relevant sind, werden nicht erhoben und im Falle einer versehentlichen Erhebung innerhalb von 14 Tagen nach Feststellung, dass sie für den Fall nicht relevant sind, gelöscht.

5. Die Informationsklausel für den Hinweisgeber ist Anlage Nr. 1 zum Verfahren. Mit der Bestätigung des Meldungseingangs müssen die Klauseln erneut zur Verfügung gestellt werden.

6. Die Informationsklausel für die gemeldete Person sollte für den Fall zur Verfügung gestellt werden, dass Folgemaßnahmen gegen die gemeldete Person ergriffen werden.

§ 8 MELDEREGISTER

1. Jede Meldung muss unabhängig vom Verlauf der Folgemaßnahmen in das Melderegister eingetragen werden.

2. Das Team ist für die Führung des Melderegisters verantwortlich.

3. Das Melderegister enthält mindestens:

Meldungsnummer;
Gegenstand der Rechtsverletzung;
personenbezogene Daten des Hinweisgebers und der von der Meldung betroffenen Person, die zur Identifizierung dieser Personen erforderlich sind;
Kontaktadresse des Hinweisgebers;
Datum der internen Medlungserstattung;
Informationen über ergriffene Folgemaßnahmen;
Datum des Abschlusses des Falles.

4. Das Melderegister wird vertraulich behandelt. Personenbezogene Daten und Unterlagen im Zusammenhang mit der Meldung werden für die Dauer von 3 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Folgemaßnahme abgeschlossen wurde, bzw. nach Abschluss der durch diese Maßnahmen eingeleiteten Verfahren bzw. nach Übermittlung der Meldung an die für Folgemaßnahmen zuständige Behörde aufbewahrt.

§ 9 INFORMATIONEN ZU EXTERNEN MELDUNGEN

1. In jedem Fall kann eine Meldung auch unter Umgehung des Verfahrens an den Ombudsmann oder eine öffentliche Stelle erfolgen, insbesondere wenn: innerhalb der Frist für die Rückmeldung an den Arbeitgeber keine Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder keine Rückmeldung erfolgt ist oder der Hinweisgeber hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass der Gesetzesverstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann, insbesondere besteht die Gefahr eines irreversiblen Schadens oder die Abgabe einer internen Meldung setzt ihn Vergeltungsmaßnahmen aus oder es besteht im Falle einer internen Meldung aufgrund der konkreten Umstände kaum eine wirksame Verhinderung des Rechtsverstoßes durch den Arbeitgeber Umstände des Falles. Dazu gehören die Möglichkeit der Verschleierung oder Vernichtung von Beweismitteln oder die Möglichkeit einer Absprache zwischen dem Arbeitgeber und dem Rechtsverletzer oder die Beteiligung des Arbeitgebers an der Rechtsverletzung.

2. Die Meldung an den Ombudsmann oder eine öffentliche Stelle ohne interne Meldung führt nicht dazu, dass dem Hinweisgeber der durch die Bestimmungen des Gesetzes vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern (Gesetzblatt 2024.928) gewährleistete Schutz entzogen wird. .

3. Die Kontaktdaten des Menschenrechtsbeauftragten lauten wie folgt:

Bürgerinformationstelefon: 800 676 676,

E-Mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Korrespondenzadresse: Biuro RPO (Büro des Kommissars für Menschenrechte), al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Es ist auch möglich, eine Meldung in Gebärdensprache anonym einzureichen über Kontaktformular auf der Website oder persönlich in einer der Filialen.

§ 10 SCHLUSSBESTIMMUNGEN

1. Das Team ist für die Angemessenheit und Wirksamkeit des Verfahrens verantwortlich.

2. Die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit des Verfahrens wird regelmäßig vom Team zusammen mit der Rechtsabteilung des Arbeitgebers durchgeführt.

3. VM.PL ist dafür verantwortlich, alle untergeordneten Mitarbeiter mit den Bestimmungen des Verfahrens vertraut zu machen. Von Mitarbeitern und Partnern, die nach dem 25.09.2024 bei VM.PL beschäftigt sind, geht eine entsprechende Erklärung über die Vertrautheit mit dem Verfahren ein. Mitarbeiter und Partner, die vor dem 25.09.2024 beschäftigt sind, bestätigen über das Forms- Formular, dass sie das Verfahren gelesen haben.

4. Bei Bedarf werden Erst- und Regelschulungen in dem vom Verfahren abgedeckten Bereich durchgeführt. Insbesondere werden Mitarbeiter und Kollegen beim Onboarding über den Ablauf informiert.

5. Das Verfahren tritt am 25.09.2024 in Kraft, d. h. 7 Tage nach dem Datum seiner Benachrichtigung an Personen, die Arbeiten in der vom Arbeitgeber festgelegten Weise ausführen.

6. Das Verfahren wird in der vom Arbeitgeber gewählten Weise veröffentlicht, d. h. durch Bereitstellung in Sharepoint und Senden einer Nachricht über die Microsoft Teams-Anwendung. Informationen zum Verfahren sind auch auf der Website des Arbeitgebers verfügbar und werden jeder Stellenausschreibung beigefügt (z. B. in Form eines Links zur Website).

Informationsklausel für den Hinweisgeber

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Der Verantwortlicher Ihrer persönlichen Daten ist VM.PL Sp. z o.o. mit Sitz in Wrocław an der ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, eingetragen im Unternehmerregister des Amtsgerichts Wrocław-Fabryczna, 6. Handelsabteilung des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer 0000201477, St.-Id.Nr.: 8951811558, REGON: 932985224, Stammkapital von 116.400 PLN (im Folgenden „der Verantwortliche“ oder „VM.PL“ genannt).

2. In Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an: rodo@vm.pl oder an die im Abs. 1 angegebene Adresse des Büros des Verantwortlichen.

3. Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, wenn Sie eine interne Meldung gemäß dem internen Meldeverfahren bei VM.PL einreichen. Ihre personenbezogenen Daten werden in dem Umfang, der sich aus der Meldung und anderen im Rahmen der Meldung bereitgestellten Informationen ergibt, verarbeitet, um die Meldung zu bearbeiten und die dem Verantwortlichen auferlegten gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46 /EG (Datenschutz-Grundverordnung) (GBl. EU L. von 2016, Nr. 119, S. 1, in der jeweils gültigen Fassung) – im Folgenden DSGVO genannt, d. h. die Pflicht des Verantwortlichen im Zusammenhang mit den Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern (GBl. Pos. 928), um Aufgaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung interner Meldungen wahrzunehmen;
Art. 9 Abs. 2 Buchst. g) DSGVO i.V.m. des Hinweisgeberschutzgesetzes, sofern diese personenbezogenen Daten in die Meldung des Hinweisgebers einbezogen werden;
Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO – Sie können in die Offenlegung personenbezogener Daten zur Feststellung Ihrer Identität einwilligen. Wenn Sie zustimmen, informiert der Verantwortliche die in der Meldung genannten Personen über Ihre Bereitstellung ihrer Daten (im Rahmen der Umsetzung der Informationspflicht gemäß Art. 14 der DSGVO oder im Rahmen der Ausübung des Rechts auf Zugang zu personenbezogenen Daten durch diese Personen, es sei denn, der Hinweisgeber die in Art. 6 des Hinweisgeberschutzgesetzes genannten Voraussetzungen nicht erfüllt oder er der Offenlegung seiner Identität ausdrücklich zugestimmt hat. Liegt keine Einwilligung vor, erfolgt die Auskunftserteilung an die in der Meldung genannten Personen ohne Angabe der Datenquelle.

4. Personenbezogene Daten werden nur den Stellen zur Verfügung gestellt, die gesetzlich zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind. Personenbezogene Daten werden Unternehmen zur Verfügung gestellt, die auf der Grundlage von Verträgen, die der Verantwortliche abgeschlossen hat, die Aktivitäten des Verantwortlichen unterstützen (z. B. IT-Dienstleister). Personenbezogene Daten können externen Stellen zur Verfügung gestellt werden, die den Verantwortlichen bei der Annahme interner Benachrichtigungen unterstützen. Für den Fall von Folgemaßnahmen werden personenbezogene Daten gesonderten Verantwortlichen, d. h. zuständigen Behörden, zur Verfügung gestellt.

5. Personenbezogene Daten werden für einen Zeitraum von 3 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden, oder nach Abschluss von durch diese Maßnahmen eingeleiteten Verfahren gespeichert. Personenbezogene Daten, die für die Prüfung der Meldung nicht relevant sind, werden nicht erhoben und im Falle einer versehentlichen Erhebung innerhalb von 14 Tagen nach Feststellung, dass sie für den Fall nicht relevant sind, gelöscht.

6. Im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung personenbezogener Daten haben Sie das Recht:

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten anzufordern;
die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
Löschung zu beantragen;
eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
die Übermittlung personenbezogener Daten zu verlangen;
der Einwilligung gemäß Abs. 3 Buchst. C widerzurufen,
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen;
Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Gesetz verstößt.

Wir möchten Sie jedoch darüber informieren, dass eingereichte Anträge auf Ausübung der oben genannten Rechte im Lichte der Bestimmungen der DSGVO beurteilt werden und wir daher nicht in jedem Fall deren Umsetzung garantieren können. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der auf der Grundlage der Einwilligung vor dem Widerruf durchgeführten Tätigkeiten.

7. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, aber für die Meldung eines Rechtsverstoßes erforderlich. Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten kann dazu führen, dass die Meldung als anonym eingestuft und nicht berücksichtigt wird.

8. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für Profilingzwecke, einschließlich automatisierter Entscheidungsfindung, verwendet.

9. In Bezug auf die Daten, die zum Zwecke der Bearbeitung interner Meldungen gemäß dem internen Meldeverfahren bei VM.PL verarbeitet werden, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Informationen zum Hinweisgeberverfahren