KI in der Analyse und Kostenschätzung von Bauausschreibungen – wie ein Unternehmen aus Großbritannien die Analysezeit von 2 Tagen auf 5 Minuten reduziert hat

Ein mittelständisches Bauunternehmen aus Großbritannien, das sich auf Infrastrukturprojekte sowie die Modernisierung öffentlicher Gebäude spezialisiert hat. Das Unternehmen nimmt regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teil, die eine detaillierte Analyse technischer Unterlagen sowie die Erstellung präziser Investitionskostenschätzungen erfordern.

Die Erstellung eines wettbewerbsfähigen Angebots erfordert die Analyse umfangreicher Projektdokumentationen, die häufig Hunderte von Seiten mit technischen Spezifikationen, Zeichnungen sowie Leistungsverzeichnissen (BoQ) umfassen.

Bei einem der Infrastrukturprojekte musste das Unternehmen auf Basis einer großen Datenmenge schnell eine präzise Kostenschätzung erstellen. Zu den größten Herausforderungen gehörten:

• die Analyse von bis zu 300 Seiten Ausschreibungsunterlagen,
• die genaue Schätzung der Kosten für Materialien, Arbeitskräfte und Geräte,
• die Identifikation potenzieller Risiken sowie technischer Unstimmigkeiten,
• die Erstellung eines wettbewerbsfähigen Angebots innerhalb kurzer Zeit.

Der traditionelle Prozess der Dokumentenanalyse und Kostenschätzung nahm das Kalkulationsteam bis zu zwei Arbeitstage in Anspruch.

Das Unternehmen entschied sich für den Einsatz einer KI-gestützten Plattform zur Kostenschätzung und Analyse von Ausschreibungen, die die Analyse der Ausschreibungsunterlagen sowie die Erstellung von Kostenschätzungen automatisiert.

Der Prozess umfasste drei Schritte:

1. Import der Ausschreibungsunterlagen
   Die Dokumente wurden in das System hochgeladen oder direkt aus der Ausschreibung verlinkt. Die Plattform unterstützt verschiedene Dokumentformate, darunter technische Spezifikationen und Leistungsverzeichnisse (BoQ).
2. Automatisierte KI-Analyse
   Das System analysierte die Unterlagen, berechnete die Kosten und identifizierte zentrale Risiken sowie potenzielle Unstimmigkeiten.
3. Detaillierter Kostenbericht
   Innerhalb weniger Minuten erhielt das Unternehmen einen Bericht mit:

• einer detaillierten Kostenaufstellung (Materialien, Arbeitskräfte, Geräte),
• einer Analyse finanzieller Risiken,
• identifizierten technischen Unstimmigkeiten,
• empfohlenen Fragen an den Auftraggeber.

Die Plattform ermöglicht die Analyse von über 115 Ausschreibungsbereichen und die Erstellung eines Berichts in wenigen Minuten.

Durch den Einsatz von KI konnte das Unternehmen den Angebotsprozess deutlich beschleunigen und die Genauigkeit der Kostenschätzung verbessern.

Ergebnisse der Analyse für ein Beispielprojekt im Bereich Sportinfrastruktur:

Zusätzlich profitiert das Unternehmen von:

• schnellerer Erstellung von Ausschreibungsangeboten,
• höherer Kostentransparenz,
• besserer Identifikation von Projektrisiken,
• der Möglichkeit, sich auf die Angebotsstrategie, statt auf die Dokumentenanalyse zu konzentrieren,

Dank der Automatisierung kann das Unternehmen mehr Angebote in kürzerer Zeit erstellen und seine Chancen auf den Gewinn von Ausschreibungen erhöhen.