Automatisierung der Werkstattverwaltung mit einem KI-Assistenten

Der Inhaber eines Netzwerks lokaler Autowerkstätten suchte nach einer Lösung, um die Arbeitsplanung zu automatisieren, die Aufgabenorganisation zu verbessern und die Zeit für das Durchsuchen von Systemen und Notizen zu minimieren.

In kleinen Werkstätten ist der Inhaber oft gleichzeitig für die Terminplanung, den Kundenkontakt, die Ersatzteillogistik und die Teamleitung verantwortlich. Unser Kunde musste jeden Morgen manuell den Terminkalender, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Lagerbestände und offene Zahlungen überprüfen. Diese Tätigkeiten beanspruchten täglich 30–60 Minuten und lenkten vom direkten Kundenservice ab.

Ziel war es, ein System zu entwickeln, das:

• Daten aus verschiedenen Quellen (Kalender, Lager, Finanzen) integriert,
• eine kompakte, übersichtliche Tageszusammenfassung liefert,
• intuitiv bedienbar ist und keinen zusätzlichen Aufwand erfordert.

Eine zusätzliche Herausforderung bestand darin, die Datensicherheit zu gewährleisten und eine Lösung zu entwickeln, die keine Ablösung bestehender Systeme erfordert, sondern sich über APIs oder direkte Datenbankverbindungen in diese integriert.

Wir haben einen KI-basierten Assistenten als Bestandteil des Werkstattmanagementsystems implementiert. Jeden Tag zur festgelegten Uhrzeit erhält der Inhaber eine Sprachnachricht oder E-Mail mit einem individuellen Tagesbriefing.

Der Assistent integriert Daten aus:

• dem Terminkalender und der Mitarbeiterplanung,
• dem Lagersystem (Warnungen bei fehlenden Teilen),
• dem Finanzmodul (Erinnerungen an überfällige Rechnungen).

Die Integrationen wurden über REST-APIs und dedizierte Datenbank-Connectoren umgesetzt. Jedes Modul läuft in einem eigenen Docker-Container, was die Stabilität und die einfache Weiterentwicklung des Systems gewährleistet.

Mithilfe von NLP-Modellen und Geschäftslogiken formuliert der Assistent Mitteilungen in natürlicher Sprache mit nur den relevantesten Informationen – z. B.:
„Heute sind 6 Termine geplant, 2 Mechaniker sind verfügbar, der Ölfilter für Auftrag X fehlt, Rechnung Nr. 123 ist seit 7 Tagen überfällig.“

Briefings werden über mehrere Kanäle bereitgestellt – E-Mail, SMS und Sprachnachrichten, die mit Text-to-Speech-Technologie erzeugt werden. So kann der Inhaber beispielsweise auf dem Weg zur Arbeit im Auto eine Zusammenfassung anhören.

• Täglich 30–60 Minuten Zeitersparnis bei der morgendlichen Organisation,
• Schnellere Entscheidungen – der Inhaber erkennt sofort, was dringenden Handlungsbedarf hat (z. B. fehlende Teile, offene Zahlungen, Personalverfügbarkeit),
• Verbesserte Pünktlichkeit und betriebliche Abläufe – weniger Verzögerungen durch Informationsmangel,
• Höhere Effizienz im Team – der Inhaber kann sich auf den Kundenservice konzentrieren statt auf Tabellenkalkulationen,
• Vereinfachte Geschäftsführung – auch Nutzer ohne ausgeprägte Digitalkompetenzen erhalten komprimiertes Wissen in zugänglicher Form.

Der KI-Assistent fungiert als digitaler Tagesmanager – er verknüpft und strukturiert Daten und liefert dem Inhaber exakt zum richtigen Zeitpunkt die wichtigsten Informationen. Eine maßgeschneiderte Lösung für kleine Werkstätten, bei denen Zeit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen.