API zur Erfassung und Verbuchung von Kostenrechnungen

Ein Unternehmen, das komplexe Projekte auf mehreren Märkten gleichzeitig durchführt und Dutzende von Investitionen in verschiedenen Ländern verwaltet. Jeden Monat wurden Tausende von Kostenrechnungen in unterschiedlichen Sprachen und Formaten verarbeitet.

Der Kunde erhielt monatlich Tausende von Rechnungen von Lieferanten aus der ganzen Welt – in unterschiedlichen Sprachen, Formaten und Währungen. Unterschiede im Aufbau der Dokumente (z. B. stellen verschiedene Firmen Positionen und Summen unterschiedlich dar) machten eine automatische Datenerfassung unzuverlässig. Zwar konnten mit OCR Texte extrahiert werden, doch die Ermittlung konkreter Informationen (Netto-/Bruttobeträge, Steuern, Projektnummern) erforderte oft manuelle Eingriffe von Buchhaltern – insbesondere bei Rechnungen in Griechisch oder Ungarisch.

Besonders wichtig war auch die korrekte Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen internen Projekten – Lieferanten machten nicht immer klare Angaben zu Projekt- oder Vertragsnummern. Der Kunde benötigte eine Lösung zur vollständigen Automatisierung der Rechnungsverarbeitung – unabhängig von Format und Quelle – sowie eine Integration in das eigene DMS-System.

Der Kunde entschied sich für eine eigens entwickelte Lösung auf Basis von Künstlicher Intelligenz, OCR und NLP, maßgeschneidert für seine Anforderungen.

• Wir entwickelten eine Web-API, die Rechnungsdokumente (gescannte PDFs oder sogar Fotos/Faxe) entgegennimmt. Jede neue Rechnung wird zunächst mittels OCR in Text umgewandelt, anschließend analysiert ein speziell trainiertes KI-Modell den Inhalt.
• Das Modell wurde darauf trainiert, Schlüsselinformationen unabhängig vom Format zu erkennen – es kann Lieferanten- und Kundendaten identifizieren, Positionen und Beträge auslesen, den Mehrwertsteuersatz erfassen und Projektnummern anhand definierter Muster erkennen (in Positionstexten, Kopfzeilen oder Notizen).
• Die Benutzer (Buchhaltungsabteilung) können über eine zusätzliche Schnittstelle selbst festlegen, welche Daten extrahiert werden sollen. Dies ist besonders wichtig angesichts sich ständig ändernder geschäftlicher Anforderungen.
• Nach der Verarbeitung gibt die API strukturierte Daten im JSON-Format zurück – bereit für die Integration ins interne Finanzsystem. In diesem Fall wurden die Ergebnisse in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Unternehmens eingespeist, das den Freigabe- und Buchungsprozess weiterführte.

• Automatisierung von bis zu 90 % der Arbeit im Zusammenhang mit der Datenerfassung aus Rechnungen – manuelle Überprüfungen sind nur noch bei unsicheren Auslesungen nötig.
• Deutliche Verkürzung der Buchungszeit – von mehreren Tagen auf wenige Minuten nach Eingang des Dokuments.
• Erhebliche Kosteneinsparungen – die Bearbeitungskosten pro Rechnung wurden im Vergleich zu verfügbaren SaaS-Lösungen deutlich gesenkt.
• Vollständige Übereinstimmung mit den Anforderungen des Kunden – eine flexible API, angepasst an variable Rechnungsformate und den internationalen Kontext.
• Effizienteres Finanzreporting – die Finanzabteilung hatte bereits vor Monatsende Zugriff auf die meisten Kostendaten.
• Verarbeitung von Rechnungen in vielen Sprachen und Formaten – das KI-Modell bewältigte auch weniger gängige Sprachen wie Griechisch oder Ungarisch.

Unsere Lösung mit vollständiger Integration in das DocuWare-System erwies sich als achtmal günstiger als ein vergleichbares Angebot eines globalen Anbieters von E-Buchhaltungsdiensten. Der Kunde erhielt die volle Funktionalität zu einem Bruchteil der Kosten – ohne Kompromisse bei Sicherheit und Prozessautomatisierung.

Die eigens entwickelte KI-API ermöglichte es dem Unternehmen, sich von fehleranfälligen und teuren externen Tools zu lösen. Dank der Automatisierung wurde der Prozess schneller, kostengünstiger und präziser – und die Finanzabteilung erhielt eine echte Unterstützung bei der Abrechnung komplexer internationaler Projekte.