Entwicklung eines DSGVO-konformen Chatmoduls für SynComNet

Die SynComNet GmbH aus Münster entwickelt moderne Softwarelösungen für Personal- und Einsatzplanung. Mit ihren Produkten wie PERS|PLAN|NET unterstützt das Unternehmen Sicherheitsdienste, Gebäudemanagementfirmen und andere Dienstleister bei der effizienten Planung, Kommunikation und Steuerung von Personal und Einsätzen. Um ihren Kunden eine sichere und integrierte Kommunikationsmöglichkeit zu bieten, beauftragte SynComNet die Entwicklung eines Chatmoduls, das nahtlos in die Systemlandschaft eingebunden ist.

Ziel: Die operative Kommunikation zwischen Disponenten, Objektleitern und Mitarbeitenden zu vereinfachen – ohne externe Tools wie WhatsApp – und dabei volle DSGVO-Konformität sicherzustellen.

SynComNet wollte ihren Kunden ermöglichen, Teamkommunikation direkt innerhalb der Planungssoftware abzuwickeln – sicher, nachvollziehbar und integriert.

Die wichtigsten Anforderungen an die neue Lösung waren:

• Zentrale, datenschutzkonforme Kommunikation ohne Drittanbieter-Messenger.
• Direkte Verknüpfung der Chats mit Objekten, Schichten und Ereignissen in PERS|PLAN|NET.
• Automatische Erstellung von Chatgruppen beim Anlegen neuer Veranstaltungen oder Objekte.
• Einfache Bedienbarkeit für Disponenten im Web und Mitarbeitende in der App.
• Hohe Systemstabilität und kurze Antwortzeiten durch moderne Cloud Architektur.

Das gemeinsam entwickelte Chatmodul wurde als eigenständiger Cloud-Service entwickelt, welcher eine API für die Interaktion mit PersPlan zur Verfügung stellt.

Technische Architektur und Funktionen

• Backend: Node.js mit NestJS und Express
• Frontend: Vue.js + Tailwind CSS
• Datenhaltung: Azure Cosmos DB
• Caching: Redis Cache
• Echtzeitkommunikation: WebSocket
• Deployment: Docker, Azure Cloud, GitLab CI/CD

Die Software ist nach dem Architekturkonzept modularer Monolith aufgebaut, um Skalierbarkeit, Performance und Wartbarkeit optimal zu vereinen.

Modulare Funktionsstruktur

Das System besteht aus sechs Funktionsmodulen:

1. Authentifizierung: Benutzeranmeldung über ein Dropdown-Menü (Testphase).
2. Chatlistenmodul: Übersicht aller aktiven Chats, Sortierung nach Aktivität, visuelle Indikatoren für ungelesene Nachrichten und „Anpinnen“-Funktion.
3. Chatansichtsmodul: Chronologische Darstellung mit Lesebestätigungen, Absenderinformationen und klarer visueller Struktur.
4. Nachrichtensendungsmodul: Eingabe, Validierung und Versand von Textnachrichten inkl. Fehlerbehandlung auf Clientseite.
5. Nachrichtenempfangsmodul: Empfang in Echtzeit mit automatischer Synchronisierung nach Verbindungswiederherstellung.
6. Chatverwaltungsmodul: Erstellung, Bearbeitung und Löschung von Chats, Teilnehmerverwaltung und Soft-Delete-Mechanismen.

Benutzeroberfläche

Die Oberfläche wurde klar und intuitiv gestaltet:

• Einfache Navigation und schnelle Orientierung.
• Benachrichtigungsanzeige für ungelesene Nachrichten.
• Responsives Design für Browser- und App-Nutzung.

Integration

Die Kommunikation zwischen PERS|PLAN|NET und dem Chatmodul erfolgt über eine API-Schnittstelle. Diese ermöglicht eine flexible Interaktion zwischen Systemen. Die Anbindung des Chat Systems an PERS|PLAN|NET wird dadurch sehr einfach, da durch triviale API-Calls das Chat-System vollumfänglich gesteuert werden kann.

Zugriffsrechte werden über ein internes Berechtigungssystem gesteuert, das individuelle Freigaben pro Nutzer erlaubt.

Durch dieses dynamische Berechtigungskonzept müssen die Business-Logiken bezüglich Berechtigungen der Rollen nicht im Chat und in PERS|PLAN|NET programmiert werden, sondern PERS|PLAN|NET anNet kann das Chat-System über eine entsprechende API vollumfänglich steuern.

• Nahtlose Einbindung: Das Chatmodul ist unabhängig von PERS|PLAN|NET, dadurch kann die Weiterentwicklung unabhängig von PERS|PLAN|NET geschehen, wobei PERS|PLAN|NET im Nachhinein die neuen Features nur über eine API ansteuern muss. Außerdem führt ein Absturz der Chat-Applikation durch eine getrennte Infrastruktur nicht auch zu einem Absturz von PERS|PLAN|NET.
• Reaktionszeit unter 3 Sekunden: Echtzeitkommunikation mit hoher Stabilität.
• Datenschutzkonformität: Alle Daten bleiben innerhalb der Azure-Cloud Umgebung – vollständig DSGVO-konform.
• Hohe Benutzerakzeptanz: Disponenten und Mitarbeitende nutzen die integrierte Lösung aktiv anstelle externer Messenger.
• Zukunftssicherheit: Die modulare Architektur ermöglicht künftige Erweiterungen, z. B. Dateiübertragungen oder Videofunktionen.