So sparten wir 960.000 € jährlich: Reduktion des Bestellteams von 15 auf 5 Personen durch KI und LLMs

Ein globales Biotechnologieunternehmen, das spezialisierte Laborgeräte liefert. Es betreut über 5.000 Kunden in 110 Ländern und verarbeitet täglich Hunderte von Bestellungen in unterschiedlichen Formaten – PDFs, Excel-Dateien, E-Mails und Online-Formulare.

Die Abteilung für Auftragsverarbeitung bestand aus 15 Mitarbeitenden, deren Hauptaufgabe das manuelle Eingeben von Bestelldaten in das SAP-System war.

Die zentralen Herausforderungen des Kunden:

• Hohe Betriebskosten: 15 Vollzeitstellen × 8.000 € monatlich
• Begrenzte Skalierbarkeit: Jede Steigerung des Bestellvolumens erforderte zusätzliches Personal
• Vielfalt der Datenquellen: Bestellungen trafen in unterschiedlichen Formaten und Sprachen ein
• Fehler- und Verzögerungsrisiken durch manuelle Dateneingabe

Früher versus heute – die Entwicklung im Überblick

2010 – Online-Bestellformular
Hätte sich diese Herausforderung im Jahr 2010 gestellt, hätten wir ein Online-Formular vorgeschlagen, in das Kunden ihre Bestellungen manuell eingeben. Dies wäre ein erster Schritt zur Digitalisierung gewesen – und hätte die manuelle Übertragung aus E-Mails, PDFs und Scans überflüssig gemacht.

2015 – API-Integrationen
2015 hätten wir wahrscheinlich API-Integrationen umgesetzt, um die Verkaufssysteme der Kunden direkt mit dem ERP-System des Biotechnologieunternehmens zu verbinden.

2025 – Automatisierung mit KI und LLM
Im Jahr 2025 werden Bestellungen – unabhängig von Format oder Sprache – automatisch durch ein System verarbeitet, das auf großen Sprachmodellen (LLMs) basiert. Die KI versteht den Kontext, erkennt Produkte, Mengen und Preise, strukturiert die Daten SAP-konform und leitet sie ohne menschliches Eingreifen weiter. Ein Team von fünf Mitarbeitenden bearbeitet nur noch Sonderfälle.

Wie wir das erreicht haben

Unser Ziel war es, die manuelle Dateneingabe in SAP vollständig zu eliminieren – ohne das Verhalten der Kunden zu verändern. Diese konnten ihre Bestellungen weiterhin in verschiedenen Formaten und Sprachen einreichen.

Schritt 1: Analyse und Identifikation kritischer Prozesspunkte
Zunächst analysierten wir den tatsächlichen Bestellfluss im Unternehmen – welche Kanäle und Formate genutzt werden und welche Rolle das Order-Team spielt. Bestellungen trafen als E-Mails, PDFs, Excel-Dateien, Scans und Online-Formulare ein – oft in verschiedenen Sprachen und Layouts, bedingt durch Kunden in über 110 Ländern. Die größte Herausforderung war die fehlende Standardisierung und die hohe Variabilität der Eingabedaten.

Schritt 2: Architektur des Lösungssystems
Wir entwickelten ein hybrides System mit folgenden Komponenten:

• KI-Modul auf Basis von LLMs – zur Kontextinterpretation der Dokumente
• Datenextraktions-Engine – zur Verarbeitung verschiedener Formate (OCR, Tabellen-Parsing, Feld-Erkennung)
• Datenvalidierung – Prüfung auf Vollständigkeit, Korrektheit und SAP-Konformität
• SAP-Integrations-API – zur direkten Übergabe strukturierter Daten ans ERP-System – ohne manuelle Eingriffe

Schritt 3: Modelltraining mit Kundendaten
Das Modell wurde mit realen Kundendokumenten trainiert (DSGVO-konform), was ermöglichte:

• Erkennung von Produktnamen und Materialnummern
• Abgleich von Einheiten, Preisen und Vertragsdaten
• Verständnis mehrsprachiger Bestellkontexte

Schritt 4: Rollout und kontinuierliche Optimierung
Nach dem Go-Live im Produktivsystem wurde das System überwacht und anhand realer Fälle weiter optimiert. Innerhalb von sechs Monaten erreichten wir über 90 % Automatisierungsgrad bei der Auftragserfassung – ohne menschliches Eingreifen.

Zentrale Vorteile der Lösung:

• Funktioniert mit beliebigen Eingabeformaten – keine Standardisierung auf Kundenseite nötig
• Lernfähig – jedes Dokument verbessert das Modell
• Reduziert Reaktionszeiten und menschliche Fehler
• Vollständig in SAP integriert – keine Änderungen im ERP-System erforderlich

Die Implementierung der KI- und LLM-basierten Lösung hat den Bestellprozess des Kunden grundlegend verändert.

Anstelle eines 15-köpfigen Teams, das Daten manuell ins SAP eingibt, sind heute nur noch 5 Personen erforderlich, um Ausnahmen zu überwachen. Der Kunde konnte nicht nur die Betriebskosten drastisch senken, sondern ist nun auch für zukünftiges Wachstum gerüstet – ohne zusätzliche Neueinstellungen.

Wichtigste Ergebnisse:

• 960.000 € jährliche Einsparungen
• Bearbeitungszeit je Bestellung von mehreren Stunden auf wenige Minuten reduziert
• Über 90 % der Bestellungen gelangen vollautomatisch ins SAP
• Skalierbarkeit ohne Mehrkosten – auch bei wachsendem Volumen und neuen Formaten
• Weniger Fehler und Reklamationen – präzise Datenverarbeitung
• Höhere Kundenzufriedenheit – schnellere Lieferung, weniger Fehler, planbare Prozesse