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Was ist ein ERP-System?
Beginnen wir zunächst mit der Defintion eines ERP-Systems. ERP bedeutet Enterprise Resource Planning System und ist eine umfassende Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ressourcen effizienter zu planen, zu steuern und zu verwalten. Diese Systeme sind darauf ausgerichtet, die verschiedenen Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu integrieren und Informationen nahtlos zwischen den verschiedenen Abteilungen auszutauschen.Was ist die beste Migrationsstrategie für ein ERP-System?
Eine ERP-Migrationsstrategie ist ein umfassender Plan und eine Reihe von Richtlinien, die ein Unternehmen entwickelt und befolgt, wenn es von einem ERP-System auf ein anderes umsteigt. Manchmal umfasst sie auch technologische Upgrades durch die Überarbeitung von veraltetem oder überholtem Code. . Diese Strategie gewährleistet einen reibungslosen, gut organisierten und erfolgreichen Übergang und minimiert gleichzeitig eventuelle Unterbrechungen der Geschäftstätigkeit. Ein Beispiel ist die Unterstützung unseres deutschen Kunden bei der Migration von alter RPG-Sprache zu Java und der Migration seiner Kundendaten. Die ERP Implementierung erforderte zunächst eine eingehende Beratung und Entwicklung. Insgesamt verbrachten unsere Berater 60 % ihrer Zeit mit dem Kunden und seinem System, während die restlichen 40 % auf die Softwareentwicklung in der neuen Technologie und das Testen entfielen. Was berücksichtigt ein Berater, wenn er eine Strategie für die Systemumstellung erörtert? Lassen Sie uns ein paar Dinge besprechen.Bewertung des aktuellen Zustands des ERP-Systems
Bevor ein Migrationsprojekt in Angriff genommen wird, sollte eine umfassende Analyse des bestehenden ERP-Systems durchgeführt werden. Die Kenntnis seiner Stärken und Schwächen, einschließlich seiner Funktionen, Datenstrukturen und Integrationspunkte, liefert wertvolle Erkenntnisse darüber, was das neue System braucht. Eine solche Systembewertung ist unerlässlich, da wir aus Erfahrung wissen, dass die Migration umso einfacher ist, je mehr Module aus dem alten System verwertbar sind. Leider haben wir es manchmal mit mehreren Schnittstellen verschiedener Module zu tun, die in ein ERP-System integriert werden müssen. Das kann in einer solchen Situation zusätzliche Probleme verursachen. Es ist wichtig, zu analysieren, inwieweit das aktuelle ERP-System spezifisch angepasst werden kann. Wenn zu viele Funktionen auf den Kunden zugeschnitten sind, kann ihm ein gewöhnlicher Analytiker im Falle eines Fehlers nicht helfen, da es sich um spezielle Programme handelt. Dann muss ein Entwickler zu Hilfe kommen. Die Komplexität der Geschäftsprozesse muss berücksichtigt werden. Wenn die Prozesse einzigartig oder komplex sind, kann es notwendig sein, das ERP-System an die spezifischen Bedürfnisse anzupassen – sie sollten in Maßen vorgenommen werden.Festlegung der Ziele bei einer ERP-Implementierung
Definieren Sie Ihre Ziele für die ERP-Migration klar und deutlich. Wollen Sie die Effizienz verbessern, die Datengenauigkeit erhöhen oder die Prozesse rationalisieren? Gut definierte Ziele helfen bei der Entscheidungsfindung während des gesamten Migrationsprozesses.- Flexibilität: Was muss man bei der Implementierung eines ERP-Systems beachten? Vielleicht möchten Sie die manuelle Dateneingabe oder Fehler reduzieren, indem Sie benutzerdefinierte Workflows oder Validierungen erstellen. Vielleicht möchten Sie Ihre Berichts- oder Analysemöglichkeiten verbessern, indem Sie benutzerdefinierte Dashboards oder Berichte erstellen. Vielleicht müssen Sie auch Software von Drittanbietern integrieren, die mit Ihrem ERP-System nicht kompatibel ist, oder Sie müssen neue Funktionen hinzufügen, die in Ihrem System nicht verfügbar sind.
- Zukünftige Entwicklung: Denken Sie an die Wachstumspläne Ihres Unternehmens. Wird das ERP-System mit dem Unternehmen mitwachsen müssen? Die Anpassung Ihres ERP-Systems kann dazu führen, dass es mit zukünftigen Software-Updates des Anbieters nicht mehr kompatibel ist, was seine Funktionalität, Sicherheit oder Leistung beeinträchtigen könnte. Dies könnte die Funktionalität, Sicherheit und Leistung des Systems beeinträchtigen und die Migration auf ein neues System oder eine neue Plattform erschweren.
Budget und Durchführungszeit ERP-Implementierung
Es lohnt sich, sorgfältig abzuwägen, welche Option kostengünstiger ist: Die Migration von einem alten auf ein neues System oder der Kauf eines völlig neuen Systems und dessen Implementierung. Die meisten Kunden, mit denen wir zusammenarbeiten, entscheiden sich für eine Migration. Dies bringt positive Ergebnisse, da das System dann schneller und effizienter ist. Außerdem kennt das betreffende Unternehmen seinen Bedarf und seine Erwartungen, so dass der Zeitaufwand für die Organisation geringer ist. Es sind auch nicht viele Schulungsstunden erforderlich, da die Arbeitsweise trotz der technischen Umstellung ähnlich ist.Planung der Datenmigration
Daten sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Die Datenmigration muss sorgfältig geplant werden, um Genauigkeit und Konsistenz im neuen System zu gewährleisten. Die Datenmigration ist eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe, die besondere Aufmerksamkeit erfordert. Die Planung der Datenmigration und ihrer Rolle in einem angepassten ERP ist wichtig, weil das Unternehmen wissen muss, welche Auswirkungen dies auf andere Module hat und ob durch bestimmte Änderungen und die ERP-Implementierung zusätzlicher Funktionen der reibungslose Betrieb beeinträchtigt wird.Angleichung vs. Standardisierung ERP-System
Manche Unternehmen bieten ein Standard-ERP-System an und nehmen nur das notwendige Maß an Anpassungen an das ERP-System des Kunden vor. Andere Unternehmen wiederum bieten ein ERP-System praktisch in Form eines “weißen Papiers” an, auf dem alles steht, was der Kunde braucht, d. h. sie geben ein Basissystem vor und erweitern es je nach den individuellen Bedürfnissen. Beide Optionen haben für eine ERP-Lösung Vor- und Nachteile, und die Wahl sollte sich nach den spezifischen Bedürfnissen, Ressourcen und Zielen des Unternehmens richten. Wenn die Architektur des Systems veraltet ist, wird es durch „Einfügen von Code” im Laufe der Jahre in verschiedenen Qualitäten stark angepasst. Man kann zu dem Schluss kommen, dass es sich um ein solches technologisches Konglomerat handelt, dass es architektonisch anders aufgebaut sein sollte. Die Personalisierung hilft zwar dabei, Ihr System auf Ihre individuellen Prozesse zuzuschneiden, sie kann aber auch die Komplexität erhöhen. Es lohnt sich, zwischen Personalisierung und Standardisierung abzuwägen, um die richtige ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Veränderungsmanagement ERP-Migration
Eine erfolgreiche ERP-Migration erfordert das Engagement und die Unterstützung der Mitarbeiter. Die Entwicklung einer soliden Change-Management-Strategie, die Kommunikationspläne, Schulungsprogramme und die Einbeziehung der Endbenutzer umfasst, ist unerlässlich. Schulungen sollten für die Benutzer vorbereitet werden und viele Monate vor der Inbetriebnahme der neuen Systemversion beginnen. Sie werden von Abteilungsleitern und anderen wichtigen Benutzern, die das Programm nutzen, besucht. Das einführende Unternehmen sollte die Informationen, die während der Schulung vermittelt werden, so gestalten, dass die technische Dokumentation nicht zukompliziert ist, sondern an die Form der Rezeption durch die Benutzer angepasst ist. Mit solchen Maßnahmen wird der Unmut der Mitarbeitenden gegen das neue System gering ausfallen und ein reibungsloser Übergang gewährleistet.Durchführungszeit ERP-Implementierung
Verzögerungen bei der Implementierung eines neuen oder aktualisierten Systems kommen häufig vor. Daher müssen Sie einen realistischen Zeitplan aufstellen, der diese Verzögerungen berücksichtigt und eine minimale Unterbrechung des Betriebs gewährleistet. Die Anpassung eines Systems kann die Zeit für die Einführung eines ERP-Systems erheblich verlängern. Wenn Zeit ein kritischer Faktor ist, kann die Implementierung eines Standardsystems schneller sein. Aus Erfahrung wissen wir, dass die Implementierung oder Migration eines ERP-Systems in einem Gesamtprozess zwischen 6 Monaten und 2 Jahren dauern kann, je nach Größe des Unternehmens und der Komplexität der Prozesse.Sicherheit und Konformität
Datensicherheit und Branchenkonformität sind nicht verhandelbar. Sie müssen immer sicherstellen, dass das neue oder migrierte ERP-System die erforderlichen Sicherheitsstandards erfüllt und den gesetzlichen Anforderungen in Ihrer Branche entspricht.Prüfung und Qualitätssicherung
Jeder Vertrag mit einem Implementierungsunternehmen enthält Informationen über Softwaretests. Dies ist notwendig, um kritische Probleme oder Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor das System in Betrieb genommen wird, um Störungen des Unternehmensbetriebs zu vermeiden. Das Entwicklungs- und Beratungsteam von VM.PL legt großen Wert auf manuelle und automatische Softwaretests. Oft läuft das Testen eines neuen Systems parallel zum Betrieb der Vorgängerversion, so dass die Systemumgebung zu 95 % sicher ist. Zu diesem Zweck führen wir Querschnittstests des Systems durch. Auf diese Weise können wir sicher sein, dass die neue Softwareversion reibungslos funktionieren wird. Eine große Hilfe beim Testen ist auch die Rolle erfahrener Systembenutzer, die in der Endphase noch Fehler finden. Das liegt daran, dass der Berater nach einem Szenario arbeitet und die Mitarbeiter jedes Systemelement aus der Praxis kennen, um mögliche Risiken zu beheben, bevor das Hauptsystem eingeführt wird.Unterstützung nach der Migration
Planung von Support und Wartung nach der Migration. Entwickeln Sie eine Strategie für den Umgang mit Problemen, Upgrades und die kontinuierliche Optimierung des ERP-Systems.- Interne Erfahrung: Das interne IT- und ERP-Fachwissen des Unternehmens sollte bewertet werden. Wenn das System angepasst wird, ist es wichtig, dass es eine Person im Team des Unternehmens gibt, die den Prozess der Anpassung des Systems genau kennt. Dies lässt sich anhand eines Beispiels veranschaulichen: Wenn Sie sich heute zum Beispiel an einen klassischen Laptop setzen, dann wissen Sie, wo der Einschaltknopf ist, welche Funktionen er hat und wo er sich befindet. Wenn ich den Platz dieser Taste individuell verändere, dann wird jemand anderes den Laptop nicht direkt starten können. Deshalb ist es bei speziell angepassten Funktionen des ERP-Systems notwendig, Service und eine gut beschriebene technische Dokumentation bereitzustellen.
- Unterstützung durch den Anbieter: Achten Sie auf den Grad der Unterstützung und den Service, den der ERP-Anbieter je nach den ausgewählten Lösungen bietet. Wenn es sich um Standardlösungen handelt, wird ein Berater, der alle Anforderungen kennt, bei der Lösung des Problems helfen. Wenn das Unternehmen mehrere Module einführt, z. B. ein Fertigungsmodul, ein Lagermodul und ein Versandmodul. Darüber hinaus ist es auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten, und die Unterstützung durch erfahrene Entwickler, die an dem Projekt arbeiten, ist unerlässlich.
Kurzzusammenfassung:
Die Migration von alten ERP-Systemen ist ein komplexes Unterfangen, das eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Wenn Unternehmen diese kritischen Faktoren berücksichtigen, können sie den Migrationsprozess effektiver gestalten und das volle Potenzial ihrer neuen ERP-Systeme ausschöpfen. Bevor Sie Ihr System anpassen oder auf eine neuere ERP-Version migrieren, sollten Sie Folgendes beachten:- Bewertung der Situation und der Ziele sowie Beratung mit Interessengruppen, Lieferanten und Entwicklern.
- Der Unterschied zwischen Anpassung und Standard: Passen Sie Ihr ERP-System an, wenn Sie einzigartige Geschäftsanforderungen haben, die eine Standardsoftware nicht erfüllen kann, und die Vorteile die Nachteile überwiegen. Vermeiden Sie eine Anpassung, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse an eine Standardsoftware anpassen können; die Nachteile überwiegen die Vorteile.
