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Was ist ein Chat-AI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem?
Kernkompetenz des Chat AI für Dokumentenmanagementsysteme ist die Möglichkeit des Nutzers, mit dem Programm in natürlicher Sprache zu kommunizieren. Das System erkennt das Anliegen des Nutzers und kann so die strukturierte Verwaltung, Ablage und Kontrolle von Dokumenten vornehmen.
Die KI-basierte Automatisierung der Dokumentenorganisation kann wiederkehrende Aufgaben wie das Sortieren oder Suchen übernehmen und viele Prozesse können automatisiert werden. Auf diese Weise werden Ressourcen eingespart beziehungsweise frei für andere Tätigkeiten. Die KI kann jedoch nicht nur bestimmte Aufgaben übernehmen. Sie ist ebenfalls lernfähig, sodass Abläufe und Tätigkeiten kontinuierlich effizienter werden unter Berücksichtigung der Freigaben der Nutzer oder der KI für bestimmte Bereiche und Datenbanken.
Wie funktionieren die automatisierte Organisation und das intelligente Dokumentenmanagement?
Die automatisierte Organisation beginnt mit den Zugriffsrechten der Mitarbeiter. Wer darf welche Informationen zu Gesicht bekommen und bearbeiten und die Versionskontrolle dokumentiert, wer was wann geändert hat.
Die Texterkennung (OCR) erkennt gedruckte Texte automatisch und sortiert sie nach Themen ein. Zur übersichtlichen Darstellung der Dokumente wird ein benutzerfreundliches Dashboard erstellt.
Daneben gibt es weitere Funktionen, wie beispielsweise:
- Eine KI-Suchfunktion, die funktioniert, auch wenn die Suche unvollständig eingegeben ist.
- Eine Metadaten-Analyse, mit deren Hilfe das System Inhalte anhand von Schlagwörtern erkennt.
- Die Möglichkeit, Anmerkungen, Feedbacks und Kommentare direkt in das Dokument einzuarbeiten.
- Die Anbindung des Systems an weitere Tools.
Integration in bestehende Kommunikationsplattformen
Die Nutzung verschiedener Kommunikationsplattformen wie Teams, Slack oder anderer gehört zum Alltag in Unternehmen. Daher ist es selbstverständlich möglich, die Künstliche Intelligenz auch mit der Unternehmenssoftware im Bereich der Kommunikation zu nutzen.
Hier einige Anwendungsbeispiele:
- MS Teams
Direkt über Teams können Dokumente aufgerufen werden. - Slack
Aus dem Chat heraus können Sie auf Dateien zugreifen. - E-Mail
Mithilfe der KI können Dokumente aus Mails automatisch abgelegt werden. - Mobile
Zugriffe können auch von unterwegs erfolgen. - Kalender
Dokumente werden direkt mit Terminen verknüpft, sodass die Teilnehmer über die KI-gestützte Dokumentenverwaltung Zugriff auf alle relevanten Unterlagen bekommen. - Kollaboration
In Echtzeit können verschiedene Teams gleichzeitig an bestimmten Dokumenten arbeiten. - Datenbasis
Alle Teilnehmer greifen auf den gleichen Datenbestand zu.
Vorteile für Unternehmen: Effizienz, Transparenz und Compliance
Der Hauptvorteil der automatischen Dokumentenverarbeitung mithilfe künstlicher Intelligenz ist ein effizientes Dokumentenmanagement mit Unterstützung durch Chat-AI. Die Prozesse sind transparent, und jeder Schritt kann genau nachverfolgt werden. Dies ermöglicht unter anderem eine vollständige und gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten.
Die Vorteile der Integration von Chatbots betreffen nicht nur die reine Datenspeicherung, sondern auch die Verbesserung des Zugriffs durch intelligente, KI-basierte Dokumentenorganisationsprozesse.
Zusätzlich:
- Freigabe- und Bewertungsprozesse laufen reibungsloser ab
- Die Beseitigung manueller Tätigkeiten senkt die Kosten
- In Abteilungen wie Logistik, technischer Support oder Einkauf werden Rechnungen automatisch verarbeitet
- Fehlerdokumentationen und Anleitungen werden zentral gespeichert
- Bestellungen und Lieferscheine werden digital archiviert
Unsere Methodik – Wie wir automatisiertes Dokumentenmanagement implementieren
Zunächst erfolgt eine präzise Bedarfsanalyse Ihres Dokumentenmanagementsystems. Darauf aufbauend wird eine Technologieauswahl getroffen – mit genau den Tools, die zu Ihrem Unternehmen und den Anforderungen der digitalen Transformation passen.
Die Integration von Chatbots in Dokumentenmanagementsysteme basiert auf dem 4D-Modell.
- Discovery
Im ersten Schritt wird die Prozesslandschaft analysiert und genau geprüft, wie Ihre Abläufe aktuell gestaltet sind. - Definition
Es werden die Ziele und Nutzerbedarfe definiert und damit festgelegt, was der Chat AI genau leisten soll und wie die Nutzer mit der Anwendung arbeiten. - Delivery
Die Vorgaben werden in einem Prototyp umgesetzt und Schritt für Schritt getestet. - Direction
In einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden langfristige Optimierungen auf der Basis von Rückmeldungen durchgeführt, sodass sich das System stetig verbessert.
Zur Vorbereitung und besseren Annahme des neuen Systems werden Schulungen und Support für die Mitarbeiter durchgeführt und angeboten. Der gesamte Prozess ist für schnelle und flexible Schritte agil angelegt, um den Chat AI zur Optimierung der Dokumentenprozesse möglichst zeitnah und in bester Qualität nutzen zu können. Auch nach Beendigung des Projektes steht Ihnen unser Team zur Seite.
Was gewinnen Sie durch Automatisierung und intelligentes Dokumentenmanagement?
Die Workflow-Automatisierung und intelligente Dokumentenklassifizierung mit Chat AI beinhaltet große Zeiteinsparungspotenziale bei deutlich reduzierter Fehlerquote und einer Dokumentenorganisation, die alle Dokumente an einem Ort speichert und so für mehr Übersicht sorgt.
Zusätzlich sorgt das neue System für mehr Kontrolle und Transparenz und durch die schnellere Zugänglichkeit zu Informationen können bessere Entscheidungen getroffen werden.
Auch die Mitarbeiter bewerten die neue Technologie in der Regel positiv, da die bürokratischen Prozesse abnehmen und sich die Mitarbeiter produktiveren Aufgaben zuwenden können.
Für Ihr Unternehmen insgesamt bedeuten die Folgen der Automatisierung und der anderen Vorteile des Chat AI einen klaren Wettbewerbsvorteil, der sich dann auch durch eine höhere Kundenzufriedenheit nach außen auswirkt. Die Vorteile sind unter Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzregelungen zu erreichen und bergen keine zusätzlichen Risiken.
Anwendungsbeispiele: Wie Unternehmen Automatisierung und intelligentes Dokumentenmanagement Nutzen
Es gibt bereits eine ganze Reihe praktischer Anwendungsbeispiele, von denen unten einige exemplarisch aufgeführt sind.
- Rechtswesen
In diesem Bereich werden bereits heute Dokumentenklassifizierungen und -archivierungen automatisch mithilfe der Künstlichen Intelligenz durchgeführt. - Immobilienverwaltung
Die automatisierte Dokumentenklassifizierung mit KI zur zentralen Organisation von Verträgen und Plänen ist gerade in dieser Branche eine große Hilfe. - Personalwesen
Für HR-Abteilungen ist die automatische Zuordnung von Bewerbungen eine sehr große Arbeitserleichterung. - Kundensupport
Auch hier ist der Bürokratieabbau durch digitalisierte Antwortvorlagen und Fallverwaltung spürbar. - Projektmanagement
Mehrere Teams und Teammitglieder können nun jederzeit und gleichzeitig die aktuelle Projektdokumentation abrufen. - Vertrieb
Das automatisierte System hilft, Angebote und Verträge digital abzulegen. - Finanzbuchhaltung
Rechnungen werden jetzt automatisch verwaltet und erleichtern Buchhaltern auf diese Weise das Arbeitsleben. - Logistik
Lieferdokumente können automatisch sortiert und zugeordnet werden, sodass die Fehlerquote sinkt. - Einkauf
Das System legt Bestellungen und Lieferscheine digital ab.
Zukunftsperspektiven: Die nächste Generation der Dokumentenverwaltung
In Zukunft wird die KI nicht nur immer mehr Aufgaben übernehmen können, sie wird zudem durch die sogenannte Agentenfunktion selbstständig Aufgaben durchführen. Diese Funktion wird sehnsüchtig erwartet und die Arbeit mit der KI noch einmal auf ein neues Level heben, obwohl die KI-Technologie von heute bereits sehr fortgeschritten und leistungsstark ist.
Das Arbeiten mit der KI wird in Zukunft in Gänze über die Stimme möglich sein und der Zugriff auf das System wird technisch jederzeit von überall möglich sein, was wiederum maximale Mobilität garantiert.
Bevorstehende Aufgaben werden frühzeitig erkannt werden, sodass vorausschauendes Arbeiten besser und präziser möglich ist und die KI wird sich durch selbstlernende Systeme immer mehr an Ihr Unternehmen anpassen. Sogar adaptive Rechtevergaben werden möglich sein, bei denen die KI Zugriffsrechte an Mitarbeiter vergeben kann, die sich am jeweiligen Kontext orientieren.
Die aktuellen KI-Systeme sind bereits heute sehr leistungsstark und überzeugen durch Ihre professionelle Anwendbarkeit. Die Entwicklung schreitet jedoch mit großen Schritten voran und wir dürfen erwarten, dass der Nutzen dieser Systeme sich in den kommenden Monaten und Jahren noch einmal deutlich steigern wird.
Wenn Sie erfahren möchten, wie zukunftsfähige KI-Lösungen konkret in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden können, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
