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Was ist ein Chat-AI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem?
Kernkompetenz des Chat AI für Dokumentenmanagementsysteme ist die Möglichkeit des Nutzers, mit dem Programm in natürlicher Sprache zu kommunizieren. Das System erkennt das Anliegen des Nutzers und kann so die strukturierte Verwaltung, Ablage und Kontrolle von Dokumenten vornehmen.
Die KI-basierte Automatisierung der Dokumentenorganisation kann wiederkehrende Aufgaben wie das Sortieren oder Suchen übernehmen und viele Prozesse können automatisiert werden. Auf diese Weise werden Ressourcen eingespart beziehungsweise frei für andere Tätigkeiten. Die KI kann jedoch nicht nur bestimmte Aufgaben übernehmen. Sie ist ebenfalls lernfähig, sodass Abläufe und Tätigkeiten kontinuierlich effizienter werden unter Berücksichtigung der Freigaben der Nutzer oder der KI für bestimmte Bereiche und Datenbanken.
Wie funktionieren die automatisierte Organisation und das intelligente Dokumentenmanagement?
Die automatisierte Organisation beginnt mit den Zugriffsrechten der Mitarbeiter. Wer darf welche Informationen zu Gesicht bekommen und bearbeiten und die Versionskontrolle dokumentiert, wer was wann geändert hat.
Die Texterkennung (OCR) erkennt gedruckte Texte automatisch und sortiert sie nach Themen ein. Zur übersichtlichen Darstellung der Dokumente wird ein benutzerfreundliches Dashboard erstellt.
Daneben gibt es weitere Funktionen, wie beispielsweise:
- Eine KI-Suchfunktion, die funktioniert, auch wenn die Suche unvollständig eingegeben ist.
- Eine Metadaten-Analyse, mit deren Hilfe das System Inhalte anhand von Schlagwörtern erkennt.
- Die Möglichkeit, Anmerkungen, Feedbacks und Kommentare direkt in das Dokument einzuarbeiten.
- Die Anbindung des Systems an weitere Tools.
Integration in bestehende Kommunikationsplattformen
Die Nutzung von Plattformen wie Teams, Slack und anderen ist heutzutage in Unternehmen selbstverständlich. Daher ist es nur konsequent, künstliche Intelligenz mit der firmeneigenen Kommunikationssoftware zu integrieren — stets unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.
Hier einige Anwendungsbeispiele:
- MS Teams
Durch die KI-Integration mittels eines Bots in Teams können Unternehmensdateien direkt über das Chatfenster durchsucht werden. - Slack
Die Zusammenarbeit im Team wird noch einfacher — KI hilft dabei, Themen zu resümieren, Lösungen vorzuschlagen und Erkenntnisse aus Diskussionen zu ziehen. - E-Mail
Archivierung war nie effizienter — neben dem Nachrichtentext können auch Zusammenfassungen, Recaps und Vorschläge für weitere Schritte gespeichert werden. - Mobile
Ihr Mobiltelefon als AI-Endgerät ermöglicht Ihnen den Echtzeitzugriff auf die firmeneigene Wissensdatenbank — überall und jederzeit. - Kalender
Dokumente sind direkt mit Besprechungsterminen verknüpft, sodass Teilnehmende über das KI-gestützte Dokumentenmanagementsystem auf alle relevanten Unterlagen zugreifen können. - Kollaboration
Die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments wird einfacher denn je — Zusammenfassungen und Erkenntnisse stehen allen zentral zur Verfügung. - Datenbasis
Alle Nutzer haben Zugriff auf dieselben aktuellen Daten. Darüber hinaus ermöglichen natürliche Sprachabfragen einen schnelleren und zugänglicheren Informationszugriff.
Vorteile für Unternehmen: Effizienz, Transparenz und Compliance
Der Hauptvorteil der automatischen Dokumentenverarbeitung mithilfe künstlicher Intelligenz ist ein effizientes Dokumentenmanagement mit Unterstützung durch Chat-AI. Die Prozesse sind transparent, und jeder Schritt kann genau nachverfolgt werden. Dies ermöglicht unter anderem eine vollständige und gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten.
Die Vorteile der Integration von Chatbots betreffen nicht nur die reine Datenspeicherung, sondern auch die Verbesserung des Zugriffs durch intelligente, KI-basierte Dokumentenorganisationsprozesse.
Zusätzlich:
- Freigabe- und Bewertungsprozesse laufen reibungsloser ab
- Die Beseitigung manueller Tätigkeiten senkt die Kosten
- In Abteilungen wie Logistik, technischer Support oder Einkauf werden Rechnungen automatisch verarbeitet
- Fehlerdokumentationen und Anleitungen werden zentral gespeichert
- Bestellungen und Lieferscheine werden digital archiviert
Unsere Methodik – Wie wir automatisiertes Dokumentenmanagement implementieren
Zunächst erfolgt eine präzise Bedarfsanalyse Ihres Dokumentenmanagementsystems. Darauf aufbauend wird eine Technologieauswahl getroffen – mit genau den Tools, die zu Ihrem Unternehmen und den Anforderungen der digitalen Transformation passen.
Die Integration von Chatbots in Dokumentenmanagementsysteme basiert auf dem 4D-Modell.
- Discovery
Im ersten Schritt wird die Prozesslandschaft analysiert und genau geprüft, wie Ihre Abläufe aktuell gestaltet sind. - Definition
Es werden die Ziele und Nutzerbedarfe definiert und damit festgelegt, was der Chat AI genau leisten soll und wie die Nutzer mit der Anwendung arbeiten. - Delivery
Die Vorgaben werden in einem Prototyp umgesetzt und Schritt für Schritt getestet. - Direction
In einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden langfristige Optimierungen auf der Basis von Rückmeldungen durchgeführt, sodass sich das System stetig verbessert.
Zur Vorbereitung und besseren Annahme des neuen Systems werden Schulungen und Support für die Mitarbeiter durchgeführt und angeboten. Der gesamte Prozess ist für schnelle und flexible Schritte agil angelegt, um den Chat AI zur Optimierung der Dokumentenprozesse möglichst zeitnah und in bester Qualität nutzen zu können. Auch nach Beendigung des Projektes steht Ihnen unser Team zur Seite.
Was gewinnen Sie durch Automatisierung und intelligentes Dokumentenmanagement?
Die Workflow-Automatisierung und intelligente Dokumentenklassifizierung mit Chat AI beinhaltet große Zeiteinsparungspotenziale bei deutlich reduzierter Fehlerquote und einer Dokumentenorganisation, die alle Dokumente an einem Ort speichert und so für mehr Übersicht sorgt.
Zusätzlich sorgt das neue System für mehr Kontrolle und Transparenz und durch die schnellere Zugänglichkeit zu Informationen können bessere Entscheidungen getroffen werden.
Auch die Mitarbeiter bewerten die neue Technologie in der Regel positiv, da die bürokratischen Prozesse abnehmen und sich die Mitarbeiter produktiveren Aufgaben zuwenden können.
Für Ihr Unternehmen insgesamt bedeuten die Folgen der Automatisierung und der anderen Vorteile des Chat AI einen klaren Wettbewerbsvorteil, der sich dann auch durch eine höhere Kundenzufriedenheit nach außen auswirkt. Die Vorteile sind unter Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzregelungen zu erreichen und bergen keine zusätzlichen Risiken.
Anwendungsbeispiele: Wie Unternehmen Automatisierung und intelligentes Dokumentenmanagement Nutzen
Es gibt bereits eine ganze Reihe praktischer Anwendungsbeispiele, von denen unten einige exemplarisch aufgeführt sind.
- Rechtsbranche
Moderne KI-Modelle wie o3-pro und o4-mini ermöglichen besonders präzise Textsuchen mit Fokus auf die wichtigsten Details. Die Systeme unterstützen die Klassifizierung und Archivierung von Dokumenten und beschleunigen so die Arbeit in Kanzleien und Rechtsabteilungen erheblich. - Immobilienverwaltung
Automatisierte Dokumentklassifizierung, Prüfung von Vertragsklauseln im Hinblick auf aktuelle Vorschriften sowie eine blitzschnelle semantische Suchmaschine unterstützen die tägliche Arbeit in Verwaltungsabteilungen. Das hilft enorm bei der zentralen Organisation von Verträgen, Plänen und Objektunterlagen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Lösung finden Sie auf unserer Website in einem Blogartikel. - Personalwesen
KI ermöglicht die Anonymisierung von Dokumenten ohne veraltete Vorlagen sowie die intelligente Erstellung von Personalunterlagen auf Basis der Beschäftigungshistorie. Bewerbungen werden automatisch passenden Kategorien zugewiesen – das spart Zeit und reduziert Fehler. - Kundensupport
KI reduziert Bürokratie durch digitale Antwortvorlagen, Angebots-Chatbots und einen automatisierten Reklamationsprozess. So wird der Informationsfluss effizienter und die Servicequalität steigt spürbar. Die Anwendung dieser Lösung wird in unserer Case studie beschrieben. - Projektmanagement
Ein fortschrittliches RAG-System bietet kontextbezogene Vorschläge direkt im Dokument. Teams können in Echtzeit auf aktuelle Projektdaten zugreifen und so Versionskonflikte vermeiden. Die praktische Anwendung dieses Ansatzes wird in unserer Case studie beschrieben, in der wir zeigen, wie KI die Instandhaltung und das Informationsmanagement in einer industriellen Umgebung unterstützt. - Vertrieb
Unsere eigens entwickelte Lösung „Sprich mit deiner Datenbank“ ermöglicht Abfragen in natürlicher Sprache – sagen Sie einfach, was Sie brauchen, und die KI liefert die Informationen. Angebote und Verträge werden automatisch digital archiviert und unterstützen so den gesamten Vertriebsprozess. Beispiele für eine solche Anwendung finden Sie in unserem Blogartikel über den Einsatz von KI als Teil einer Managementsoftware für kleine Unternehmen. - Finanzbuchhaltung
Die automatische Buchung von Rechnungen über API mit optionaler manueller Kontrolle erleichtert die tägliche Arbeit erheblich und sorgt für Regelkonformität. Mehr darüber, wie diese Lösung in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in unserer Case studie über die API zur Erfassung und Buchung von Kostenrechnungen. - Logistik
Die KI bewältigt dutzende Prozesse und Entscheidungen gleichzeitig – sie lokalisiert sofort verfügbare Ressourcen und schlägt die effizientesten Lösungen vor. Lieferdokumente werden automatisch sortiert und zugewiesen, was das Fehlerrisiko deutlich senkt. Die praktische Umsetzung einer solchen Lösung haben wir in unserer Case studie zur Einführung eines IT-Systems zur Optimierung logistischer Abläufe im Lager beschrieben. - Einkauf
KI-Systeme ermöglichen den automatischen Vergleich von Angeboten mit historischen Daten, die intelligente Erstellung von Einkaufslisten sowie vorausschauende Planungsprozesse. Dieser automatisierte Ansatz spart Zeit und maximiert die Effizienz. In unserem Blogartikel über intelligente Lösungen in der Produktion sprechen wir über einen der neuesten Trends beim Einsatz von KI zur Einkaufsautomatisierung.
Zukunftsperspektiven: Die nächste Generation der Dokumentenverwaltung
In Zukunft wird die KI nicht nur immer mehr Aufgaben übernehmen können, sie wird zudem durch die sogenannte Agentenfunktion selbstständig Aufgaben durchführen. Diese Funktion wird sehnsüchtig erwartet und die Arbeit mit der KI noch einmal auf ein neues Level heben, obwohl die KI-Technologie von heute bereits sehr fortgeschritten und leistungsstark ist.
Das Arbeiten mit der KI wird in Zukunft in Gänze über die Stimme möglich sein und der Zugriff auf das System wird technisch jederzeit von überall möglich sein, was wiederum maximale Mobilität garantiert.
Bevorstehende Aufgaben werden frühzeitig erkannt werden, sodass vorausschauendes Arbeiten besser und präziser möglich ist und die KI wird sich durch selbstlernende Systeme immer mehr an Ihr Unternehmen anpassen. Sogar adaptive Rechtevergaben werden möglich sein, bei denen die KI Zugriffsrechte an Mitarbeiter vergeben kann, die sich am jeweiligen Kontext orientieren.
Die aktuellen KI-Systeme sind bereits heute sehr leistungsstark und überzeugen durch Ihre professionelle Anwendbarkeit. Die Entwicklung schreitet jedoch mit großen Schritten voran und wir dürfen erwarten, dass der Nutzen dieser Systeme sich in den kommenden Monaten und Jahren noch einmal deutlich steigern wird.
Wenn Sie erfahren möchten, wie zukunftsfähige KI-Lösungen konkret in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden können, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
