Die Verwaltung ist das Herz eines Unternehmens, da hier alle Informationen zusammenlaufen und zur Optimierung genutzt werden. Ein automatischer KI-Assistent kann dabei helfen, Prozesse wie Terminplanung, Bestandsverwaltung oder Datenanalyse effizienter zu gestalten.
In diesem Artikel erklären wir zunächst die Grundlagen automatischer Assistenten und ihre Vorteile, insbesondere für kleine Unternehmen. Anhand praxisnaher Beispiele zeigen wir, wie sie Arbeitsabläufe erleichtern. Zudem betrachten wir die Integration in bestehende Systeme, notwendige Schnittstellen sowie Themen wie Beispiele für Best Practices, Sicherheit, Datenschutz und zukünftige Entwicklungen in diesem Bereich.
Inhaltsverzeichnis
Was genau ist ein KI-Assistent?
Im Gegensatz zu früheren Automatisierungen sind KI-basierte Lösungen in der Lage, maschinelles Lernen zur Entscheidungsfindung zu nutzen. Mit anderen Worten, das System lernt aus Daten, um Aufgaben zu optimieren. Dies führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und in der Folge zu Zeiteinsparungen.
Ein weiterer Unterschied zu früheren Systemen ist der erweiterte Nutzerkreis. Da das System in der Lage ist, über NLP (Natural Language Processing) menschliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten, können auch normale Anwender problemlos damit umgehen und ihre Anweisungen weitergeben. Der Anwender hat mithilfe des automatisierten Systems über entsprechende Schnittstellen Zugriff auf relevante Daten des Unternehmens zur Erfüllung seiner Aufgaben. Besondere Relevanz hat in diesem Zusammenhang das Kontextbewusstsein der KI, die den Zusammenhang von Informationen versteht und daraus die richtigen Schlüsse zieht. Auf diese Weise kann die KI jedoch nicht nur aktuelle Ereignisse und solche aus der Vergangenheit verarbeiten, sie kann auch proaktiv Vorschläge für zukünftiges Handeln beziehungsweise Prognosen liefern.
Insgesamt ist die KI in der Lage, aktuelle Prozesse in Echtzeit zu bewerten und anzupassen sowie Zukunftsprognosen nahezu ohne Zeitverzögerung zu erstellen und so die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zum einen deutlich zu steigern und zum anderen aufgrund der Vernetzung aller Daten für mehr Sicherheit zu sorgen, da alle relevanten Daten berücksichtigt wurden.
Vorteile für kleine Unternehmen – Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Grundsätzlich haben automatische Assistenten nicht nur für kleine Unternehmen, sondern auch für mittlere und große Unternehmen Vorteile. Bei kleinen Unternehmen ist die Situation jedoch eine andere, da hier die Mitarbeiterdichte geringer und die Breite der Aufgaben höher ist. Automatische Assistenten haben deshalb in kleinen Unternehmen oft einen wesentlich größeren Impact und können Mitarbeiter in höherem Maße entlasten, da gerade repetitive Aufgaben von der KI übernommen werden können.
Konkrete Bedeutung für kleinere und mittlere Unternehmen:
- Manuelle Eingaben werden reduziert – dadurch weniger Fehler und schnellere Prozesse
- Datenanalyse in Echtzeit macht schnellere Entscheidungsfindung möglich
- Kosteneinsparungen durch geringeren Personalbedarf
- Verbesserte Kundenbetreuung durch schnellere Antworten auf Anfragen
- Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter durch Konzentration auf Kernaufgaben
- Mehr Wachstum ohne großen Mehraufwand durch Skalierbarkeit
Integration in bestehende Systeme – So klappt’s reibungslos
Viele Unternehmen stehen vor der digitalen Transformation und damit vor diversen Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen ist die Einbindung des Neuen in die vorhandenen Systeme. Dabei geht es um API-Schnittstellen zur Ermöglichung des Datenaustausches zwischen den bestehenden Systemen und dem Assistenten, also um die Kompatibilität der sogenannten ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning), um die CRM-Anbindung, die E-Mail-Integration und weitere Systeme. In der folgenden Tabelle haben wir für Sie die wichtigsten Aspekte aufgelistet.
Wie Sie den Assistenten optimal in Ihren Arbeitsalltag einbinden
Es hat sich gezeigt, dass eine schrittweise Einführung des Assistenten sich langfristig als positiv erweist. Beginnen Sie mit einfachen Automatisierungen und konfigurieren Sie den Assistenten nach Ihren Bedürfnissen. Dem Wesen des Assistenten ist inhärent, dass er sich stetig weiterentwickelt. Deshalb sollten die Einstellungen des Assistenten regelmäßig überprüft und verbessert werden.
Auf jeden Fall ist es ratsam, die Mitarbeiter im Sinne der reibungslosen Nutzung zu unterweisen und zu schulen, um das Potenzial des Assistenten maximal zu nutzen. Im Hintergrund überwachen automatisierte Analysefunktionen die Leistung und erstellen entsprechende Berichte als Basis für weitere Optimierungsmaßnahmen.
Sicherheit und Datenschutz bei automatisierten Prozessen
Eines der wichtigsten Themen in der gesamten IT ist das Thema Sicherheit und Datenschutz. Hier geht es darum, mögliche Risiken zu minimieren oder auszuschalten, um Schaden vom Unternehmen unter Einhaltung der DSGVO, der europäischen Datenschutzrichtlinien, abzuwenden. Um Ihre Daten zu schützen, verwenden Sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und bestimmen über das Zugriffsrechte-Management, welcher Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Bereiche erhält.
Weiter sind regelmäßige Sicherheitsupdates zur Schließung potenzieller Sicherheitslücken durchzuführen, sensible Daten zu anonymisieren und Daten-Backups einzurichten, um vor Datenverlust geschützt zu sein.
Um sich vor Angriffen von außen zu schützen, sind Firewall und ein Anti-Viren-Schutz obligatorisch und es sollten zudem strenge Richtlinien für Drittanbieter-Software-Anbindungen eingeführt werden. Gerade letzter Punkt wird nicht selten übersehen.
Erfolgsbeispiele – Wie andere Kleinunternehmen von intelligenten Assistenten profitieren
Um Ihnen den Assistenten im Arbeitsalltag näher bringen zu können, haben wir diesen Abschnitt praxisnahen Case Studies gewidmet, die wie beschrieben umgesetzt wurden. Der automatisierte Assistent als Teil der Management-Software für Kleinunternehmen.
Beispiel 1
Im ersten Beispiel haben wir die Vorteile von Sprachnachrichten genutzt, es kann aber auch eine morgendliche E-Mail eines Assistenten genutzt werden. Der Wortlaut ist wie folgt:
Die KI überprüft täglich die in den IT-Systemen des Unternehmens verwendeten Datenbanken und sendet den Werkstattbesitzern jeden Morgen – 15 Minuten vor der Arbeit – eine Sprachnachricht, die sie abhören können. Oft wird diese Nachricht im Auto oder beim Kaffee abgehört. Es muss nichts gelesen werden. Die Nachrichten variieren je nach Tag. Beispielnachricht:
„Hallo, heute haben wir 4 Autos geplant. Alle Mitarbeiter werden heute anwesend sein, aber wir können noch einen Kunden annehmen, weil nicht alle zu 100 % mit Arbeit beschäftigt sind. MAN ist mit einer Rechnung vom 1.12.2024 im Rückstand und wir haben 10 Liter 5W30 Öl, 20 H20 Glühbirnen auf Lager. Für morgen ist ein Ölwechsel mit 5W25 geplant, aber das haben wir nicht auf Lager. Schönen Tag noch.“
Vorteil: Gewinn für den Workshop: täglich mindestens 30 bis 60 Minuten Zeitersparnis bei der Organisation des Tages.
Beispiel 2
Über die Teams-Anwendung kann der Kunde Daten in natürlicher Sprache abfragen. Die meisten Systeme haben ihre eigenen Formulare für die Erstellung von Auszügen usw. Bei unserer Lösung bestand die Idee darin, dass jeder, der keine Kenntnisse über spezielle Tools hat, selbst den Auszug erstellen kann, den er gerade braucht.
Beispiele für Fragen:
- „Nennen Sie mir die 5 wichtigsten Kunden, die im Juni mehr gekauft haben als im Mai“.
- „Wie viele Transaktionen haben wir mit Kunden, die monatliche Bestellungen von mehr als 50.000 Euro tätigen?“
- „Welcher Kunde hat das höchste Verhältnis von monatlichem Auftragsvolumen zu monatlichem Rechnungsvolumen?“
- „Welcher Kunde kauft in diesem Quartal weniger als im vorangegangenen Quartal?“
Vorteile: Die Fragen scheinen einfach zu sein, aber erstens geht es sehr schnell und zweitens sind wir im Grunde nur durch unsere Vorstellungskraft begrenzt. Außerdem kann jeder leicht auf solche Daten zugreifen, weil wir den Bot die ganze Zeit bei Teams haben (das kann natürlich auch bei Google-Tools ähnlich funktionieren).
Welche Rolle spielen KI-Assistenten in der weiteren Entwicklung von KMU-Software?
Die Zukunft der Automatisierung scheint rosig. Die Sprachsteuerung wird erweitert und intelligente Assistenten werden auch komplexere Anfragen verstehen und die Automatisierung dadurch präziser. Die Prozesse werden effizienter und smarter und die Integration von IoT-Geräten wird besser funktionieren. Ferner werden sich die Assistenten durch KI-Modelle selbst optimieren und es wird mehr und bessere Lösungen für spezifische Branchen geben. Insgesamt werden wir bessere Angebote in der Breite und in der Tiefe sehen und auch die Zusammenarbeit mit dem Mensch wird deutlich besser werden, sodass die Künstliche Intelligenz mehr Akzeptanz auch in kleinen und mittleren Unternehmen erfahren und zur Standardlösung werden wird.
