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Dokumentenverarbeitung
mit KI

Ein neuer Standard in der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen

Eine intelligente API, unterstützt durch OCR und NLP, ermöglicht das automatische Auslesen und Buchen von Kostenrechnungen – unabhängig von Sprache, Format oder Quelle. Entwickelt für große, international tätige Organisationen im Zeitalter der digitalen Finanzen

Warum ist die dokumentenbasierte Verarbeitung mit KI so wichtig?

Die herkömmliche Verarbeitung von Rechnungen bedeutet stundenlange manuelle Arbeit für Buchhaltungsteams, hohe Kosten und ein hohes Fehlerrisiko. Unsere KI-gestützte API verändert dieses Modell: Statt Scannen und manueller Datenerfassung erfolgt eine intelligente Dokumentenanalyse, automatische Kostenzuordnung und Integration in DMS-/ERP-Systeme. Ein echter operativer Durchbruch für Unternehmen, die monatlich Tausende von Rechnungen bearbeiten.

Reale Hürden, die die Effizienz ausgebremst haben

Vielfalt von Dokumenten

Unternehmen hatten täglich mit Rechnungen in verschiedenen Sprachen, Währungen und Formaten zu tun – jeder Lieferant nutzte ein anderes Dokumentlayout.

Geringe OCR-Erkennungsrate

Reiner Text reichte nicht aus – es bedurfte einer semantischen Analyse von Daten und Kontexten.

Fehlende Projektdaten

Projektnummern fehlten häufig oder waren unklar auf den Rechnungen, was die Kostenzuordnung erschwerte.

Kostenintensive manuelle Prozesse

Ein großes Buchhaltungsteam verlor Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben, die automatisierbar wären.

Wie löst unsere Technologie dieses Problem?

Bis zu 90 % Automatisierung

Manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert – Überprüfung nur bei unsicheren Daten erforderlich.

Integration mit DMS- und ERP-Systemen

Daten werden automatisch in strukturierter Form (JSON) an die Kundensysteme übermittelt.

Unterstützung beliebiger Formate

Scan, Foto, Fax – das System erkennt Struktur und Daten unabhängig vom Layout.

Erhebliche Kosteneinsparungen

Bis zu 8× geringere Kosten pro Rechnung im Vergleich zu SaaS-Lösungen.

Mehrsprachiges KI-Modell

Effektiv in Sprachen wie Griechisch, Ungarisch und Deutsch.

Schnellere Berichterstattung

Kostendaten sind bereits vor Monatsende verfügbar – für mehr Kontrolle über die Finanzen.

Flexibilität und Konfiguration

Benutzer können eigene Regeln zur Datenerfassung definieren – im Self-Service-Modus.

4D-Methode

Discovery

Verstehen der DNA des Problems, bevor die erste Codezeile entsteht

Die Discovery-Phase ermöglicht ein tiefgehendes Verständnis der geschäftlichen Herausforderung, der Nutzerbedürfnisse und des technologischen Kontexts. Dadurch startet das Projekt auf einer soliden Grundlage, und zentrale Annahmen werden noch vor Beginn der Entwicklung validiert.

Schlüsselartefakt

Standardisiertes Konzeptdokument

Unser Fokus

  • Zieldefinition
  • Problemidentifikation
  • Nutzerforschung
  • Wettbewerbsanalyse
  • Machbarkeitsstudie
  • Technische Anforderungen

Unsere Aktivitäten

Wir analysieren das geschäftliche und technologische Umfeld des Kunden
— von bestehenden Systemen bis hin zu Nutzerbedürfnissen und strategischen Zielen. Wir validieren Geschäftsannahmen, identifizieren Risiken und definieren das zu lösende Problem. Das Ergebnis ist ein konsistentes Produktkonzept als Grundlage für die nächsten Projektphasen.

Definition

Von Erkenntnissen zu einem klaren Produktplan

In der Definitionsphase überführen wir die Erkenntnisse aus der Discovery in ein detailliertes Lösungskonzept. Dabei entstehen Anforderungen, Systemarchitektur und das Konzept der User Experience.

Schlüsselartefakt

Produkt- und Architektur-Blueprint

Unser Fokus

  • Anforderungsanalyse und -erhebung
  • Use-Case-Analyse
  • UX- und Prototyp-Design
  • Systemarchitektur
  • Risikoregister
  • Aufwand- und Kostenschätzung

Unsere Aktivitäten

Wir übersetzen Geschäftsziele in konkrete funktionale und technische Anforderungen. Wir erstellen UX-Prototypen, definieren die Architektur und planen die Umsetzung. So beginnt die Entwicklung mit einem klaren Plan und minimalem Risiko.

Delivery

Entwicklung und Bereitstellung zuverlässiger Software

In der Delivery-Phase entwickeln wir die finale Lösung. Wir legen großen Wert auf Codequalität, klare Kommunikation mit Stakeholdern und ein stabiles Deployment in die Produktion.

Schlüsselartefakt

Produktionsreifes Produkt / Deployment

Unser Fokus

  • Produktentwicklung
  • Stakeholder-Management
  • Testing und Qualitätssicherung
  • Entwicklung

Unsere Aktivitäten

Unsere Teams entwickeln die Lösung auf Basis moderner Entwicklungspraktiken und kontinuierlicher Integration. Wir testen das Produkt regelmäßig und sorgen für eine transparente Kommunikation mit den Stakeholdern, um eine stabile, produktionsreife Lösung zu liefern.

Direction

Transformation eines Produkts in ein wachsendes digitales Geschäft

Direction ist eine Phase der langfristigen Produktentwicklung. Anstatt die Zusammenarbeit nach der Implementierung zu beenden, unterstützen wir unsere Kunden bei der Skalierung von Lösungen, der Einführung von Innovationen und dem Aufbau eines Wettbewerbsvorteils.

Schlüsselartefakt

Roadmap für Produktentwicklung und Innovation

Unser Fokus

  • Produktentwicklung und Roadmap
  • Customer Success und Support
  • Strategische Beratung
  • Innovation und Zukunftsplanung
  • Identifikation neuer Einnahmequellen

Unsere Aktivitäten

Gemeinsam mit dem Kunden analysieren wir Produktdaten, identifizieren neue Wachstumsmöglichkeiten und planen weitere Funktionen. Wir helfen, die Lösung zu skalieren, ihre Leistung zu optimieren und eine langfristige Produktstrategie aufzubauen.

Was gewinnen Sie durch die Zusammenarbeit mit uns?

  1. Volle Kontrolle über Kosten und Daten
  2. Weniger Fehler und Buchhaltungsverzögerungen
  3. Angepasst an Ihre Branche und Sprache
  4. Konformität mit Finanz- und Prüfprozessen
  5. Konkrete operative Einsparungen ab dem ersten Monat

Wo findet die dokumentengestützte Verarbeitung mit KI Anwendung?

In Unternehmen mit hohem monatlichen Rechnungsvolumen – unabhängig von Quelle, Format oder Sprache.

In Organisationen, die gleichzeitig auf mehreren Märkten tätig sind – mit verteilten Kostenstellen und internationalen Projekten.

In Branchen wie Bauwesen, Logistik, professionelle Dienstleistungen und Einzelhandel – wo Finanzprozesse komplex sind und stark von Kostenbelegen abhängen.

Dans les entreprises investissant dans la numérisation, l’automatisation du back-office et l’intégration DMS/ERP avec un traitement intelligent des données.

In Finanzabteilungen, die schnellen Zugriff auf Kostendaten und Berichte benötigen – noch vor dem Ende der Abrechnungsperiode.

Die Dokumentenverarbeitung mit KI ermöglicht den Übergang von manuellen, fragmentierten Abläufen zu einem integrierten, skalierbaren Prozess. Durch die Kombination von OCR, NLP und flexiblen APIs wird die vollständige Automatisierung des Rechnungslesens und -buchens möglich – unabhängig von der Quelle. Dies bildet das Fundament moderner operativer Finanzen im Einklang mit der digitalen Transformation.

Die dokumentengestützte Verarbeitung mit KI ist die ideale Lösung für Unternehmen, die die Rechnungsverarbeitung in anspruchsvollen, internationalen Umgebungen automatisieren möchten. Erleben Sie, wie Automatisierung Ihre Finanzprozesse verändern kann.

FAQ

Unsere Lösung ist eine intelligente API, die durch OCR‑ und NLP‑Technologien unterstützt wird und automatisch Kostenrechnungen liest, interpretiert und bucht – unabhängig von Format, Sprache oder Herkunft des Dokuments. Das System erkennt Dokumente in Form von Scans, Fotos, PDFs oder Faxen und wandelt sie in strukturierte Daten um, die bereit für die Integration in DMS‑ oder ERP‑Systeme sind. Im Gegensatz zu klassischen OCR‑Tools basiert unser Ansatz auf einem tiefen Kontextverständnis der Dokumente und deren Zuordnung zu konkreten Finanzprozessen.

Die Automatisierung mit unserer API kann manuelle Arbeit um bis zu 90 % reduzieren, was bereits im ersten Nutzungsmonat enorme operative Einsparungen ermöglicht. Durch bessere Datenqualität und vollständige Integration in ERP‑Systeme können Unternehmen schneller Berichte erzeugen, Fehler reduzieren, die Durchlaufzeiten von Dokumenten verkürzen und mehr Kontrolle über finanzielle Prozesse gewinnen. Zudem ermöglicht dies die Skalierung von Prozessen ohne proportional steigende Buchhaltungsteams.

Die Einführung erfolgt nach unserer 4D‑Methodik, die maximale Anpassung an die Realität des Kunden gewährleistet. Wir beginnen mit der Phase Discovery, in der wir aktuelle Prozesse und Dokumente analysieren. Im nächsten Schritt Definition entwerfen wir die API, Datenextraktionsmodelle und legen KPI für die Implementierung fest. Im Delivery‑Schritt konfigurieren wir das System, führen Tests durch und schulen Anwender, und nach dem Start – im Direction‑Abschnitt – überwachen wir Betrieb, passen KI‑Modelle an und unterstützen die Weiterentwicklung der Lösung. Jeder Schritt erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Team des Kunden.

Ja, unsere API wurde mit Blick auf Flexibilität und vollständige Integration mit verschiedenen DMS‑ und ERP‑Systemen konzipiert. Rechnungsdaten werden in strukturierter Form (z. B. JSON) übermittelt, was eine nahtlose Einbindung in die Dokumentenprozesse des Kunden ermöglicht. Zusätzlich können Nutzer eigene Extraktionsregeln definieren – wodurch sich das System sowohl an branchenspezifische Anforderungen als auch an interne finanzielle oder prüfungsbezogene Vorgaben anpassen lässt.

Die Einführung unseres Systems erfordert keine umfangreiche Infrastruktur oder tiefgreifende Änderungen auf Kundenseite. Entscheidend ist ein Umfeld, in dem die API integriert werden kann – dies kann lokal oder cloudbasiert sein. Wir bieten umfassende technische Unterstützung und eine detaillierte Integrationsdokumentation. Unsere API unterstützt alle gängigen Datenstandards, was die Anbindung an nahezu jede IT‑Umgebung erleichtert.

Datensicherheit hat für uns höchste Priorität. Die Lösung kann On‑Premise oder in einer vom Kunden gewählten Cloud betrieben werden – in Übereinstimmung mit geltenden Vorschriften und IT‑Sicherheitsrichtlinien. Die vom System verarbeiteten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und sind durch verschlüsselte Kommunikation geschützt. Zudem bieten wir Optionen für Sicherheitstests sowie konfigurierbare Zugriffsregelungen gemäß den Anforderungen der Finanz‑ und Compliance‑Abteilungen.

Ja, wir ermöglichen die Nutzung der Lösung in einer Testumgebung im Rahmen einer Pilotphase. Während der Tests analysieren wir verschiedene Dokumenttypen (z. B. Rechnungen in unterschiedlichen Sprachen und Formaten) und konfigurieren die KI‑Modelle entsprechend realer Szenarien Ihrer Organisation. Ziel ist es, die Effektivität der Extraktion, Integration und den praktischen Nutzen der Lösung vor der vollständigen Implementierung zu prüfen.

Nach der Implementierung bieten wir vollständigen technischen und operativen Support. Wir überwachen die Systemleistung, passen KI‑Modelle auf neue Dokumenttypen an und unterstützen die Entwicklung weiterer Integrationen. Unser Team steht sowohl der IT‑Abteilung als auch den Endanwendern zur Verfügung. Wir aktualisieren regelmäßig die Sprachmodelle und begleiten Sie bei der Optimierung der Dokumentenverarbeitungsprozesse.

Unternehmen, die unsere Lösung nutzen, verzeichnen eine bis zu achtfache Senkung der Kosten pro Rechnung im Vergleich zu traditionellen SaaS‑Lösungen. Sie verkürzen die Buchungszeiten deutlich und reduzieren Fehler durch manuelle Dateneingabe. Durch Echtzeit‑Reporting haben Finanzteams früheren Zugriff auf Kostendaten, was zu mehr Finanzkontrolle und besseren Managemententscheidungen führt.

Unsere Lösung eignet sich überall dort, wo monatlich eine große Anzahl von Kostenrechnungen verarbeitet wird – unabhängig von Sprache, Format oder Quelle. Sie ist ideal für international tätige Unternehmen in Branchen wie Bauwesen, Logistik, Handel, Beratungsdienstleistungen oder Produktion. Besonders hilfreich ist sie für Organisationen mit verteilten Kostenstellen, internationalen Projekten und hohen Anforderungen an schnelles Reporting.

Welches Team benötigen Sie, um die Arbeit an Ihren Projekten zu beschleunigen? Sprechen Sie mit unseren Spezialisten über Ihre Anforderungen.

Jakub Orczyk Mitglied des Vorstands / Vertriebsleiter VM.PL
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