KI / ML 
Softwareentwicklung 
Wie wir die Analyse von 13 ERP-Angeboten von einem Monat auf drei Tage verkürzt haben
Kunde
Unser Kunde ist ein europäisches Unternehmen aus der metallverarbeitenden Industrie mit mehreren hundert Mitarbeitern und mehreren Standorten in Mitteleuropa. Das Unternehmen stand vor der Auswahl eines neuen ERP-Systems, das die Anforderungen seiner zentralen Produktionsprozesse erfüllen und die weitere Unternehmensentwicklung unterstützen sollte.
Im Rahmen des Auswahlverfahrens erhielt der Kunde Angebote von mehr als einem Dutzend Anbietern. Diese unterschieden sich hinsichtlich ihrer Struktur, der Beschreibung von Funktionen, des Detaillierungsgrads und der Kostendarstellung. VM.PL wurde beauftragt, den Kunden zunächst bei der Vorbereitung des ERP-Auswahlprozesses und anschließend bei der Bewertung der Angebote anhand einheitlicher, nachvollziehbarer Kriterien zu unterstützen.
Herausforderung
Bei einer größeren Anzahl von Anbietern bestand die größte Herausforderung darin, eine vergleichbare Bewertung aller Angebote sicherzustellen. Informationen zu ein und derselben Anforderung konnten an unterschiedlichen Stellen zu finden sein: im Anforderungskatalog, in Konzeptdokumenten, in Anhängen oder in den Unterlagen, die während der Anbieterpräsentationen vorgestellt wurden. Zudem gingen die einzelnen Anbieter unterschiedlich detailliert auf die Anforderungen ein.
Bei einer manuellen Auswertung entstehen unter solchen Bedingungen leicht Interpretationsunterschiede. Eine ähnliche Aussage kann bei einem Anbieter anders bewertet werden als bei einem Wettbewerber, insbesondere wenn mehrere Personen an der Analyse beteiligt sind. Auch Widersprüche zwischen verschiedenen Abschnitten desselben Angebots lassen sich nur schwer erkennen.
Eine weitere Herausforderung war die Kostenanalyse. Der im Angebot genannte Preis spiegelt nicht zwangsläufig die tatsächlichen Implementierungskosten wider. Deshalb mussten auch Faktoren wie der interne Aufwand auf Kundenseite, fehlende Schnittstellen und Integrationen sowie die tatsächlichen Schulungskosten berücksichtigt werden.
Hinzu kam eine wesentliche Vorgabe für den Bewertungsprozess: Die Beurteilung eines Anbieters durfte ausschließlich auf den von diesem Anbieter bereitgestellten Unterlagen basieren.
Beim Einsatz von Sprachmodellen ist diese Einschränkung besonders wichtig. Ein Sprachmodell verfügt über allgemeines Wissen zu verbreiteten ERP-Systemen und könnte versuchen, fehlende Informationen anhand der üblichen Funktionsweise eines bestimmten Systems zu ergänzen. In einem formalen ERP-Auswahlverfahren würde dies jedoch dazu führen, dass das Produkt anhand allgemeiner Annahmen bewertet wird, anstatt das tatsächlich eingereichte Angebot zu prüfen.
Fehlende Angaben mussten deshalb ausdrücklich als solche gekennzeichnet und zur weiteren Klärung vorgemerkt werden.
Lösung
Zunächst schufen wir die methodische Grundlage für den ERP-Auswahlprozess. Unser Team erstellte einen Anforderungskatalog und die Ausschreibungsunterlagen, definierte die wichtigsten Prozessszenarien für die Anbieterpräsentationen und entwickelte gemeinsam mit dem Kunden eine gewichtete Bewertungsmatrix.
Erst auf dieser Grundlage kam ein sprachmodellbasiertes Werkzeug zum Einsatz, das um die von VM.PL entwickelte Bewertungsmethodik und strukturierte Prozessabläufe ergänzt wurde.
Dabei handelte es sich weder um eine fertige ERP-Auswahlplattform noch darum, die Angebotsunterlagen einfach einem Sprachmodell zur Auswertung zu übergeben. Die Lösung kombinierte ein kommerzielles Sprachmodell der Enterprise-Klasse mit unserer eigenen Bewertungsmethodik, einem strukturierten Analyseverfahren und speziell entwickelten Skripten. Diese verarbeiteten die Antworten der Anbieter und erstellten Berichte nach einem einheitlichen Standard.
Das Werkzeug unterstützte unter anderem folgende Aufgaben:
- Analyse von Anforderungskatalogen, Konzeptbeschreibungen und ergänzenden Unterlagen
- Bewertung, inwieweit die Angebote die Anforderungen zentraler Produktionsprozesse erfüllen
- Vergleich sämtlicher Anbieter anhand einer einheitlichen Struktur
- Identifikation von Kosten, die aus dem angebotenen Preis nicht unmittelbar ersichtlich waren
- Erkennung von Risiken, fehlenden Angaben und Widersprüchen, die einer weiteren Prüfung bedurften
- Erstellung eines vergleichenden Anbieterrankings und von Entscheidungsunterlagen für die Geschäftsleitung
Für jeden Anbieter wurde ein eigener Beratungsbericht mit einem Umfang von rund 20 Seiten erstellt. Alle Berichte folgten derselben Struktur. So konnten die Angebote nach einheitlichen Maßstäben verglichen werden, statt unterschiedlich aufgebaute Einzelanalysen gegenüberzustellen.
Der Prozess war nicht vollständig automatisiert. Ergebnisse, die den festgelegten Qualitätsanforderungen nicht entsprachen, wurden manuell überarbeitet. Die endgültige Punktebewertung wurde in gemeinsamen Workshops mit dem Kundenteam abgestimmt und freigegeben. Die Entscheidung über die Anbieterauswahl blieb vollständig in menschlicher Hand. Die KI unterstützte die Analyse, traf jedoch keine geschäftlichen Entscheidungen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Lösung war die Möglichkeit, Bewertungen nach einer Änderung der Kriterien erneut zu berechnen. Wurden die Bewertungsmaßstäbe im Projektverlauf präzisiert, musste die Analyse nicht für sämtliche Angebote von vorne beginnen. Stattdessen konnten alle Berichte auf Basis der aktualisierten Kriterien erneut erstellt werden.
Ergebnisse
Das wichtigste Ergebnis war die erhebliche Verkürzung der Zeit, die für die strukturierte Auswertung und den Vergleich umfangreicher ERP-Angebote benötigt wurde.
Im Projekt wurden die Angebote von 13 potenziellen ERP-Anbietern analysiert. Die Vergleichsphase, die bei einer herkömmlichen Vorgehensweise etwa einen Monat in Anspruch genommen hätte, konnte innerhalb von nur drei Tagen abgeschlossen werden.
Die wichtigsten Vorteile des Projekts :
Einheitliche und vergleichbare Anbieterbewertung
Jedes Angebot wurde anhand derselben Kriterienmatrix analysiert und in einer einheitlichen Berichtsstruktur dokumentiert. Das daraus entstandene Ranking basierte somit auf einem konsistenten Bewertungsprozess und nicht auf unterschiedlichen Interpretationen einzelner Personen.
Bessere Erkennung von Unstimmigkeiten
Die strukturierte Analyse erleichterte es, Abweichungen zwischen den Antworten in den Anforderungskatalogen, den Konzeptunterlagen und den Kostenaufstellungen zu erkennen. Bei mehreren hundert Einzelanforderungen können solche Unstimmigkeiten im Rahmen einer manuellen Auswertung leicht übersehen werden.
Mehr Transparenz über die tatsächlichen Kosten
Die Bewertung beschränkte sich nicht auf den vom Anbieter genannten Angebotspreis. Berücksichtigt wurden auch der erforderliche interne Aufwand auf Kundenseite, fehlende Integrationen sowie Implementierungs- und Schulungskosten. Dadurch konnten die einzelnen Optionen unter Berücksichtigung der gesamten Kostenstruktur bewertet werden.
Eine nachvollziehbare und begründbare Entscheidung
Jede Bewertung wurde mit einer dokumentierten Begründung hinterlegt. Das Projektteam konnte jederzeit nachvollziehen, wie ein bestimmtes Ergebnis zustande gekommen war, die Bewertung einzelner Anbieter miteinander vergleichen und die Grundlagen des Rankings überprüfen.
Dadurch verringerte sich das Risiko, dass die ERP-Auswahl hauptsächlich von der Qualität einer Vertriebspräsentation, der Einschätzung einer einzelnen Person oder einer unvollständigen Kostendarstellung beeinflusst wird.
Das Projekt zeigte außerdem, dass die hohe Analysegeschwindigkeit nicht allein auf den Einsatz eines Sprachmodells zurückzuführen war. Das Modul zur Unterstützung der Angebotsbewertung konnte innerhalb weniger Tage entwickelt werden, weil es auf einer bereits zuvor aufgebauten Umgebung für wissensgestütztes Arbeiten, etablierten Beratungsstandards und einer vorbereiteten Methodik basierte.
KI ermöglichte es, große Informationsmengen deutlich schneller auszuwerten. Ausschlaggebend für die Qualität der abschließenden Entscheidung blieben jedoch die Bewertungskriterien, die Qualität der zugrunde liegenden Daten und die Erfahrung des Teams, das den Auswahlprozess begleitete.
Von Kunden
Der Vergleich der Angebote von 13 ERP-Anbietern hätte unter normalen Umständen etwa einen Monat gedauert. Dank der KI-gestützten Werkzeuge von VM.PL konnten wir diese Aufgabe in nur drei Tagen abschließen.
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Jakub Orczyk
Vorstandsmitglied /Verkaufsdirektor
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